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2023年オンライン忘年会のやり方完全マニュアル★企画・事前準備・当日の流れまで網羅

この記事の目次

  • 企業各社がコロナ禍であっても忘年会を重要視した理由
    • 忘・新年会離れが深刻、企業の7割が「開催しない」
  • 2023年。アフターコロナの忘年会は、“オンライン開催”の選択肢も
    • 2023年の忘年会をオンラインで開催するメリット
  • 6000社が利用!オンラインパーティのプロ「DeliPa(デリパ)」が提案する“オンライン忘年会のススメ”
  • 《オンライン忘年会 事前準備その①》 開催日時を決めよう
    • オンライン忘年会の開催日時を決める基準は?
    • 2023年のオンライン忘年会におすすめの時期・日程・時間帯
      • オンライン忘年会におすすめの日程⇒12月20日から28日
      • オンライン忘年会におすすめの時間帯⇒18時スタート
    • 2023年のオンライン忘年会はいつ頃までに決めるのがいい?
  • 《オンライン忘年会 事前準備その②》 “運営チーム”を作り、役割分担をしよう
    • オンライン忘年会 「運営チーム」の各役割について
      • オンライン忘年会運営チーム 代表幹事
      • オンライン忘年会運営チーム 司会
      • オンライン忘年会運営チーム 機材係
      • オンライン忘年会運営チーム 手配係
  • 《オンライン忘年会 事前準備その③》 当日の企画内容を決めよう
    • 《オンライン忘年会の目的例その1》社員同士が和気あいあいと仲良くコミュニケーションをとって欲しい
    • 《オンライン忘年会の目的例その2》 1年に1度の機会。社長から社員へ直接メッセージを伝える場にしたい
    • 《オンライン忘年会の目的例その3》1年間頑張ってくれた社員の苦労をねぎらいたい
  • 《オンライン忘年会 事前準備その④》 お誘いメールを送ろう
    • オンライン忘年会のお誘いメールに最低限記載したいこと
    • 社内メンバーへのオンライン忘年会お誘いメールの例
    • オンライン忘年会のお誘いメールを送るときのポイント
  • 《オンライン忘年会 事前準備その⑤》 景品の手配をしよう
    • オンライン忘年会の景品選びのポイント
    • オンライン忘年会で喜ばれる景品6選
      • 《オンライン忘年会の景品1》テーマパークのペアチケット
      • 《オンライン忘年会の景品2》話題のゲーム機本体
      • 《オンライン忘年会の景品3》旅行券やギフトカタログ
      • 《オンライン忘年会の景品4》高級バスギフト
      • 《オンライン忘年会の景品5》松坂牛、神戸牛などの高級和牛
      • 《オンライン忘年会の景品6》有名スイーツ詰め合わせ
  • 《オンライン忘年会 事前準備その⑥》 料理、ドリンクの手配をしよう
    • オンライン忘年会の料理・ドリンクを幹事が手配したほうがいい理由
    • オンライン忘年会の料理・ドリンクの手配ならDeliPa(デリパ)★
  • 《オンライン忘年会 事前準備その⑦》 WEB会議ツールを決めよう
    • オンライン忘年会の余興にもオススメ!zoomのブレイクアウトルーム機能とは?
  • オンライン忘年会の前に運営チームでリハーサルをしよう
      • 《リハーサルをするメリット1》当日の進行スケジュールの改善が出来る
      • 《リハーサルをするメリット2》WEB会議ツールの操作を確認出来る
      • 《リハーサルをするメリット3》運営チームの練習になる
  • オンライン忘年会 前日に確認しておきたいこと
    • オンライン忘年会前日、参加者にメールを送るとさらに安心
      • オンライン忘年会の前日に送るメールに必ず記載しておきたい項目
  • オンライン忘年会 当日の流れ
    • オンライン忘年会 当日朝にすること
    • オンライン忘年会 開始1時間前にすること
    • オンライン忘年会 開始15分前にすること
    • オンライン忘年会の当日朝には「挨拶する方」へ連絡を
    • オンライン忘年会 開催の1時間前は“入念なチェック”を
  • オンライン忘年会 基本の進行例(18:00 開始/21:00終了を想定)
    • オンライン忘年会の余興・ゲームタイムは“司会者の腕の見せどころ”
    • オンライン忘年会は“定刻通りの終了”が◎
    • オンライン忘年会終了15分前にすること
    • オンライン忘年会 終了時刻にすること
    • オンライン忘年会で話し足りない人用に二次会用トークルームを準備
  • 2023年はオンライン忘年会で従業員エンゲージメントを高めよう!
  • 2023年の忘年会にお悩み中の幹事様必見!DeliPa(デリパ)ならリアルとオンラインを融合させた“ハイブリッド型忘年会”も可能です!
  • DeliPa(デリパ)の配送エリアは日本全国。全国各地のメンバーとオンライン忘年会できる
  • オンライン忘年会の幹事初心者さんも参考になる!オンライン懇親会・オンライン飲み会情報を発信中♪
  • オンライン忘年会の幹事初心者さんも安心のオンライン懇親会・オンライン飲み会マニュアルを配布中♪
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オンライン忘年会マニュアル_2023_TOP
2023年9月7日

こんにちは!オンライン懇親会向け料理宅配「DeliPa(デリパ)」です。

最近はオンライン懇親会、オンライン飲み会、オンライン内定式などの「オンラインで行う社内行事」が定着してきました。これらの開催経験がある企業様も増加傾向にあります。中には初めてのオンラインイベントで幹事を任された方もいるでしょう。

オンラインが主流となりつつあるとはいえ、リアルな懇親会・飲み会・内定式とは異なる部分も多く、戸惑ったことのある幹事様もまだまだいるはず…。

特にこれからの時期に開催される“忘年会”は、会社の1年を締め括る大切なイベント。毎年楽しみにしている社員も多いかもしれません。

そんな忘年会の幹事というだけで責任重大ですが、その上慣れていないオンライン忘年会の幹事となれば

「当日のスケジュールはどんなふうに進めたらいい?」「事前に用意するものがわからない…。」「お誘いメールは何に気を付けたらいいの??」

などお悩みもたくさん。

今回はそんなお悩みを抱えている幹事様に向けて、「2023年オンライン忘年会完全マニュアル」をお伝えします!

パルティ_オンライン忘年会懇親会キャンペーン
忘年会どうする?

2022年の忘年会はどうする?「参加したい」の声が増加《アフターコロナの意識調査》

企業各社がコロナ禍であっても忘年会を重要視した理由

コロナ禍真っ最中だった2021年、このようなニュースが発表され、話題を呼びました。

忘・新年会離れが深刻、企業の7割が「開催しない」

2023年忘年会マニュアル_忘年会アンケート調査
引用元:東京商工リサーチ https://www.tsr-net.co.jp/news/analysis/20211022_01.html

アンケート結果の全体を見ると、リアル(対面型)の忘年会を開催する企業は全体の3割ほど。ごく少数派といえます。新型コロナの感染や、クラスター発生のリスクを鑑みて、大人数の会食を避けようとする流れが際立っています。

しかし「社員同士のコミュニケーション不足解消」「1年間の労を労う」「社長から社員の皆さんへメッセージを伝える機会」など、会社にとっては大きな意味のある忘年会。特にテレワークが一般化した今、「在宅勤務が中心で社員同士の交流する機会がほとんどない」企業も少なくありません。

このような時期だからこそ、「安全性が担保されるのであれば忘年会を開催したい」と思っていた企業も多かったようです。

2023年。アフターコロナの忘年会は、“オンライン開催”の選択肢も

2023年はアフターコロナ。そのため「コロナ禍では見送りになっていたけど、毎年恒例の社内行事だったから忘年会が開催されるなら参加したい」「いよいよ忘年会ができる!楽しみ!」と思っている社員が多いかもしれません。

しかし、ネックとなるのが「会場の確保」です。

同様に「コロナ禍では忘年会禁止→2023年に忘年会が再開」という企業も多いもの。そのため、飲食店やレストラン、ホテル宴会場に予約が殺到し、なかなか会場が確保できない可能性が高いです。

そこで幹事様にご提案です。2023年の忘年会は、会場確保の不安がない“オンライン開催”にしてみてはいかがでしょうか?

まずは忘年会を「オンラインで行うメリット」について解説します。

2023年の忘年会をオンラインで開催するメリット

  • 会場を確保する必要がない
  • 会場費の節約になる(これまでホテルやホール、レストランで忘年会をしていた企業など)
  • 会場費がかからないぶん、社員へ還元できる金額が増える(景品を豪華にするなど)
  • 参加メンバーは自宅から出席できるので手軽
  • 途中で入退場OK。そのため子育て中の方や副業をしている方なども参加しやすい
  • 座席や席順などの配慮が不要
  • ビンゴや出し物などがモニターに映るので見やすい

このように、オンライン忘年会には感染リスク低減以外にもたくさんのメリットがあります。

6000社が利用!オンラインパーティのプロ「DeliPa(デリパ)」が提案する“オンライン忘年会のススメ”

DeliPa(デリパ)はオンライン懇親会・オンライン飲み会向け料理宅配サービスです。2021年2月に配送エリアを全国に拡大し、現在10万食以上の実績があります(2023年8月時点)

さらにオンライン懇親会用MC付きお料理宅配サービスParti(パルティ)も提供スタート。

「オンライン忘年会の司会進行がうまくいくか不安。」「ゲームを盛り上げる自信がない…。」という幹事様も安心です。司会のプロが楽しく盛り上げます!

DeliPa(デリパ)は料理宅配だけでなく、司会・企画運営・配信面など、オンライン懇親会を総合的にサポートしてまいりました。

オンラインパーティのプロ、DeliPa(デリパ)がご提案する“オンライン忘年会完全マニュアル”をぜひ皆様のオンライン忘年会にお役立てください!

《オンライン忘年会 事前準備その①》 開催日時を決めよう

2023年忘年会マニュアル_開催日時を決める

まずは開催日時を決めましょう。

しかし、いろんな人の予定を考慮しながら決めなければいけないので、すぐに決定するのも難しいもの…。

そもそも、オンライン忘年会の開催日時はどうやって決めれば良いのでしょうか?まずは、日時を決める基準について確認していきましょう。

オンライン忘年会の開催日時を決める基準は?

主に以下の基準をもとにオンライン忘年会開催日時を決める企業が多いようです。

  • 仕事納め
  • 業務の状況
  • 会社の創業記念日

忘年会の開催日時として一般的に多いのは「仕事納めの日」です。とはいえ、年末年始の連休前は出荷や受注の関係で、忙しくなる業界もたくさんあります。

仕事納め前後が繁忙期の場合は、その日程を避けて開催日時を設定しましょう。各担当社員に現場の状況をヒアリングし、その意見を参考にしながら、開催日時を設定するのもおすすめ。

会社の創業記念日が12月の場合は、忘年会と創業のお祝いを一緒にする企業もあるかもしれませんね。

2023年のオンライン忘年会におすすめの時期・日程・時間帯

オンライン忘年会マニュアル_12月

やはり忘年会は、1年を締め括る12月に開催するのが基本。

しかし、業種によっては12月が繁忙期の場合もあるので、11月の後半に行うのもよいでしょう。11月など通常と異なる時期でも忘年会を行えるのは、会場を気にしなくていいオンライン忘年会だからこそです!

オンライン忘年会におすすめの日程⇒12月20日から28日

オンライン忘年会マニュアル_2023_開催時期はいつ_12月28日が濃厚

オンライン忘年会のおすすめ日程は、12月20日から28日。

クリスマス前後の日程は、参加メンバーの属性(若手が多い/子育て中の方が多いなど)を配慮しながら決めると良いでしょう。

オンライン忘年会におすすめの時間帯⇒18時スタート

オンライン忘年会マニュアル_開始時間は18時

オンライン忘年会は18時ごろからの開始がおすすめです。

しかし場合によっては、もっと早い時間からスタートしてもいいかもしれません。テレワークが一般化した今、社員のプライベートな時間を意識したタイムスケジュールにする企業も増えています。業務を早々に切り上げ、参加者みんなで会を楽しみ、早い時間に解散するのもオススメです。

オンライン忘年会の終了は遅くとも21時。

これ以上遅い時間になってしまうと、負担に感じるメンバーが出てくる可能性があります。仕事だけでなく、私生活でもバタバタしがちな年末の時期。参加者の思いに寄り添ったスケジューリングを心がけると良いでしょう。

2023年の忘年会_いつ

忘年会の開催時期に悩み中の幹事様必見★

2023年の忘年会はいつ?オンライン開催なら直前でも手配ラクラク、会場確保の心配なし

2023年のオンライン忘年会はいつ頃までに決めるのがいい?

居酒屋やホテルでの忘年会は「コロナ禍で社員同士が直接会う機会がないため相談しにくい」「予約の空き状況に左右される」などの理由により、開催日時の見定めが難しいもの。

一方、オンライン忘年会の場合は直前の開催決定でもOK!

居酒屋・宴会場などの手配が必要ないので、忘年会シーズンが近づいてからでも開催日時を決められます。とはいえ、あまりにも直前に開催日時を決めるのはNG。スケジュールの都合上、参加できないメンバーが続出してしまいます。

オンライン忘年会の開催日時は、その規模によって、いつ頃までに決めたほうがいいのか異なります。下記の規模感を参考に開催日時を決めるようにしましょう。

  • 小中規模(〜10 名程度):2週間前
  • 大規模(数十〜数百人規模):1ヶ月前
デリパ_注文締め切りは3営業日前までOK

DeliPaならオンライン忘年会だって3営業日前の注文OK

くわしくはこちら★

《オンライン忘年会 事前準備その②》 “運営チーム”を作り、役割分担をしよう

オンライン忘年会マニュアル_幹事チームの役割分担

オンライン忘年会の幹事は1人ではなく、“運営チーム”を作るのがオススメ。それぞれの役割を分担したほうが、「事前準備」「当日の進行」がスムーズに行えます。

特に「大規模なオンライン忘年会」を開催する場合、複数人で運営したほうが安心です。

さらに「小・中規模なオンライン忘年会」ほど上司や役員、社長が参加するケースが多いもの。直接の社内評価には繋がらなくても、見られている可能性も高いです…。

事前準備を徹底し、オンライン忘年会当日までに「慌てない幹事」を目指しましょう!

オンライン忘年会 「運営チーム」の各役割について

運営チームのメンバーで分担しながらオンライン忘年会の準備を進めれば、幹事の負担も軽くなります。では各役割を具体的にご説明します。

オンライン忘年会運営チーム 代表幹事

運営チームの代表となるリーダー的存在。

運営チーム全体をまとめる役割なので入社したばかりの新人ではなく、何回か「社内の忘年会を経験した人」が望ましい。

オンライン忘年会運営チーム 司会

オンライン忘年会の進行やゲームの盛り上げ役。

オンライン忘年会運営チーム 機材係

当日の機材セッティング係。

WEB会議システムの接続確認や参加メンバーの設定などを確認する。

オンライン忘年会運営チーム 手配係

ゲームの景品、料理等の手配。またオンライン忘年会で使用する備品の手配も行う。

《オンライン忘年会 事前準備その③》 当日の企画内容を決めよう

オンライン忘年会マニュアル_当日の内容プログラムを決めよう

次は「オンライン忘年会の基本的な流れ(入室→乾杯→上長の挨拶、歓談、余興…など)」を決めます。これは“目的から逆算”して決めるのが吉です。

わかりやすいように例を挙げてみます。

《オンライン忘年会の目的例その1》社員同士が和気あいあいと仲良くコミュニケーションをとって欲しい

余興や歓談の時間を長く取り、話が盛り上がるよう促しましょう。

《オンライン忘年会の目的例その2》 1年に1度の機会。社長から社員へ直接メッセージを伝える場にしたい

社長挨拶の時間を序盤に設けるのがベスト。

時間が経つにつれて集中力が散漫になるため、15分以内が最適でしょう。

《オンライン忘年会の目的例その3》1年間頑張ってくれた社員の苦労をねぎらいたい

社員の表彰タイムを設けましょう。

発表や表彰、受賞者インタビューにかかる時間を長めにとり、上長からも一言コメントを寄せてもらうとさらに充実した時間に。

このように、「2023年のオンライン忘年会のテーマ」を明確にし、それを基準に内容を決めると良いでしょう。

《オンライン忘年会 事前準備その④》 お誘いメールを送ろう

オンライン忘年会マニュアル_お誘いメール

開催日時やオンライン忘年会の内容が決まったら、参加者へ「お誘いメール」を送りましょう。

実はこの「お誘いメール」、意外と幹事を悩ませるものです。なぜなら、参加メンバーが「オンライン忘年会に出席したい!」と思うようなメールを作る必要があるからです。

「何を伝えればいいのかわからない!」という幹事様のために、今回はお誘いメールに記載するべき項目と例文をご紹介します。

オンライン忘年会のお誘いメールに最低限記載したいこと

  • 開催日時
  • オンライン忘年会を開催する目的
  • 当日のタイムスケジュール
  • zoomなどオンライン会議ツール入室用URL
  • 参加可否の回答締め切り日

社内メンバーへのオンライン忘年会お誘いメールの例

準備に忙しい幹事様のために、最もシンプルな「オンライン忘年会お誘いメールの定型文」を作成しました。

ぜひご活用くださいね。

件名:2023年 忘年会のご案内

みなさん、お疲れ様です。
今年も残すところ、あとわずかとなりました。 
つきましては、毎年恒例の忘年会が下記の通り決定しましたのでご連絡差し上げます。

日時 2023年〇月〇日(〇) 午後〇時〇分開始
オンライン忘年会入室用URL https://○○○

今年の忘年会はオンラインでの開催です。
在宅勤務が続き、みなさんとお会いできない日々が続いています。
今回のオンライン忘年会は社員同士の交流を深めることが目的です。

また、コロナ禍で大変な中、当社を1年間支えてくれた社員のみなさんを
労いたい、という思いでこの忘年会を企画しました。

今回のオンライン忘年会は「ご家族の飛び入り参加」や「途中参加」「中抜け」も可能です。

不安がある方は、事前に幹事の●●までお気軽に!

当日はビンゴ大会やチーム対抗戦ゲーム、余興も行います。
ゲームに勝利した方には豪華景品も用意しているので、ぜひご参加ください。

事前準備の関係で参加可否の回答締め切り日は、
2023年〇月〇日(〇)午後〇時までとさせていただきます。

お手数ですが、それまでにこちらのメールにご返信ください。

オンライン忘年会のお誘いメールを送るときのポイント

お誘いメールを送るときのポイントは、「オンライン忘年会で何をするか明確にすること」です。

参加メンバーは、オンライン忘年会の具体的な内容を当日まで知りません。

忘年会の情報源は基本的にお誘いメールのみ。だからこそしっかりと何をするか記載する必要があります。

オンライン飲み会お誘いメール定型文バナー

その他オンライン懇親会/飲み会のお誘いメール定型文はこちら

お誘い・開催告知メールの定型文(ダウンロードもOK)

《オンライン忘年会 事前準備その⑤》 景品の手配をしよう

オンライン忘年会マニュアル_景品準備

オンライン忘年会で行う余興・ゲーム景品の手配は、運営チームの「手配係」が行います。

リアル忘年会では、当日までに景品を用意し、当選者に渡す流れでした。しかし、オンライン忘年会の場合、直接景品を渡すのではなく当選者へ発送するケースもあります。

景品をお店で購入して会社に持ち帰り、また発送するのはとても手間です。かといって、アマゾンや楽天で購入し、その度に経費精算を行うのも面倒…。

そんなときは、注文から発送までオンラインで完結できるものがおすすめです。

オンライン懇親会でイベント景品を賢く手配する方法

DeliPaなら景品手配もオンラインで完結★

くわしくはこちら★

オンライン忘年会の景品選びのポイント

  • どのような社員層か(男女比、年齢)
  • 予算にマッチするか(高すぎない/安すぎない)
  • 受け渡ししやすい品かどうか(サイズ感、重量)
  • 在庫が潤沢か(配送まで数ヶ月かかる品は避けるのがベスト)

これらのポイントに加えて、「参加メンバーが喜ぶものかどうか」を基準に選ぶと◎

「家庭がある社員が多いから、本人だけでなく家族も喜んでくれそうなものがいいな」「女性社員が大半だし、クリスマスコフレや美容家電にしよう」など、相手の顔を思い浮かべながらセレクトすればハズレがないでしょう。

オンライン忘年会で喜ばれる景品6選

オンライン忘年会にぴったりな景品をなかなか思いつかない幹事様のために、オンライン忘年会で喜ばれる景品例をピックアップしてみました!ぜひ参考にしてみてくださいね。

《オンライン忘年会の景品1》テーマパークのペアチケット

テーマパークのチケットは家族や友人、恋人など一緒に行く人を好きに選べるので年代問わず喜ばれるでしょう。

《オンライン忘年会の景品2》話題のゲーム機本体

コロナ禍でおうち時間が増えたため、家で楽しめるものとして「ゲーム機」も人気です。

《オンライン忘年会の景品3》旅行券やギフトカタログ

旅行券やギフトカタログは、ラインナップの中から自分の好きなものを選択可能なので自由度が高いのもポイント。家族や友人、恋人と使えるのもいいですね。

《オンライン忘年会の景品4》高級バスギフト

バスギフトは女性向けギフトの定番です。普段自分で購入しないような高級バスギフトは、特に喜ばれるでしょう。

《オンライン忘年会の景品5》松坂牛、神戸牛などの高級和牛

「景品はなんと◎◎牛です!」というように、オンライン忘年会の空気も盛り上げやすいアイテムです。寒い時期は鍋物を楽しむ方も多いので、すき焼きやしゃぶしゃぶ用のお肉がいいかもしれませんね。

《オンライン忘年会の景品6》有名スイーツ詰め合わせ

あらゆる世代からウケがいいのは、有名スイーツの詰め合せです。自分では食べなくとも、家族や友人にシェアするなど使い勝手がいいのも特徴。

すべての景品を豪華にするのは予算的に難しい方は、下位の景品のみスイーツにするのもいいですね。

オンライン懇親会で喜ばれる景品_カタログバナー

何を選べばいいかすぐわかる!おすすめ景品を詳しく紹介★

【無料DL可能】オンライン懇親会で喜ばれる景品10選

《オンライン忘年会 事前準備その⑥》 料理、ドリンクの手配をしよう

オンライン忘年会マニュアル_料理、ドリンク手配

次は、オンライン忘年会の料理・ドリンクを手配しましょう。

料理は各自準備するケースもありますが、幹事がまとめて手配するのがおすすめです。

オンライン忘年会の料理・ドリンクを幹事が手配したほうがいい理由

幹事がまとめて手配することは「経費精算がラク」「手配が一括で完了する」などの利便性に加え、大きなメリットがあります。

それは「同じ料理を味わうことで参加メンバー同士の“一体感”が生まれる」こと。

離れた場所からオンライン忘年会に参加しているメンバーも、全員が同じ料理を楽しめば、ぐっと距離感が近づきます。さらに「○○美味しいね」「これ食べてみた?」など、会話のきっかけにもなります。

コロナ禍によるテレワークの普及により、社員同士コミュニケーションに課題を抱えている企業は少なくありません。そんな今だからこそ、同じ料理を楽しみ、同じ時間を共有することに意味があるのです。

オンライン忘年会の料理・ドリンクの手配ならDeliPa(デリパ)★

オンライン忘年会_デリパプランイタリアーノ
デリパPlan“イタリアーノライト”

DeliPaはドリンクや料理が、豊富なプランから選べる「オンラインパーティ向け料理宅配サービス」です。

「料理宅配サービスはメニュー数が少ないのでは?」と不安に感じている方もDeliPaなら安心!

バラエティ豊かなフィンガーフードが揃ったメニューから、ドリンクセット付のメニューまで幅広いプランから選べます。

さらにDeliPaの料理配送先は、参加メンバーが各自住所を入力するシステム!

幹事様が住所を取りまとめる手間を減らせます。「個人情報の兼ね合いから住所の取り扱いができない」という幹事様にもピッタリのサービスです。

《オンライン忘年会 事前準備その⑦》 WEB会議ツールを決めよう

オンライン忘年会マニュアル_zoomやteamsなどのツールを決める

いよいよ、オンライン忘年会の事前準備も終盤に差し掛かってきました。次はオンライン忘年会を行う際のWEB会議ツールを決めましょう。

オンライン忘年会に用いるWEB会議ツールは、zoomやTEAMS、google meet、スカイプなど日頃から使用している、使い慣れたものがおすすめ。また、用途・目的に合わせ、それぞれのツールを使い分けても◎

チーム対抗戦ゲームや、少人数にわかれた余興がある場合は、zoomの「ブレイクアウトルーム機能」が便利ですよ!

オンライン忘年会の余興にもオススメ!zoomのブレイクアウトルーム機能とは?

zoomのブレイクアウトルームとは、複数のトークルームごとに会話できる機能。参加メンバーを少人数ごとのチームに分けられるので、チーム対抗戦ゲームやチームごとの歓談タイムに最適です。

ホストは各ルームへの出入りもOK。司会者がルームを訪ねて盛り上げたり、ルームごとにインタビューすることもできます。

オンライン飲み会のやり方こつ

★ZOOMの2022年最新機能をyoutubeで徹底解説★

zoomを使ったオンライン飲み会のやり方&コツ大公開

オンライン忘年会の前に運営チームでリハーサルをしよう

オンライン忘年会当日、スムーズに進行するためには、事前に運営チームでリハーサルを行いましょう。

ここでは「事前に運営チームでリハーサルを行うメリット」を3つご紹介します。

《リハーサルをするメリット1》当日の進行スケジュールの改善が出来る

「予定時間をオーバーしていないか?」「ゲームの質疑応答時間は適切か?」など、リハーサルを行うことでオンライン忘年会の流れをチェックできます。

そこからスケジュールの改善点が見つかるかもしれません。リハーサルを行っても問題が無い場合は、オンライン忘年会当日の安心材料にもなります。

《リハーサルをするメリット2》WEB会議ツールの操作を確認出来る

リハーサルすることで、WEB会議ツールの操作感を確認できます。

ここで不具合や違和感があった場合は、当日までに調整を行いましょう。その際には「モニターに声が入るか」、「配線ケーブルのつなぎ方」なども一緒にチェックすると安心です。

《リハーサルをするメリット3》運営チームの練習になる

初めてオンライン忘年会を行う場合、運営チームも進行に慣れていません。

当日は「画面が切り替わらない」「進行がもたつく」など、不測の事態も予想されます。これらのトラブルが何度も続くと、参加メンバーに不信感を与えかねません。

リハーサルは運営チームの予行練習にもなります。参加メンバーを不安にしないためにも、事前に運営チームでリハーサルを行いましょう。

オンライン忘年会の事前準備は以上です。次は「オンライン忘年会の前日に確認しておきたいこと」について解説します!

オンライン忘年会 前日に確認しておきたいこと

オンライン忘年会マニュアル_前日のチェックリスト

オンライン忘年会の前日には、事前確認を行うと安心です。

幹事様に向けてオンライン忘年会の前日チェック項目をまとめました。

  • 各準備物は揃っているか(余興、景品)
  • 参加メンバーの進行表は出力したか(PCで画面を見ながら、手元の進行表を見られるから)
  • 運営チーム各メンバーのWEB配信ツールが最新版になっているか
  • 余興やゲームで使用するアプリ、システム等の動作に不具合はないか

特にWEB会議ツールは必ず最新版にしておきましょう。当日アップデートが始まってしまい、つながらないなどのトラブルが防げます。

オンライン忘年会前日、参加者にメールを送るとさらに安心

チェック項目の確認と同時に、参加メンバーに改めてメールを送るとより安心です。

オンライン忘年会の前日に送るメールに必ず記載しておきたい項目

オンライン忘年会の前日に送るメールには、必ず以下の項目を記載しておきましょう。

  • オンライン忘年会の時間
  • 進行内容
  • トラブルがあった際の問い合わせ先

前日にメール連絡をしたほうがいい理由は以下の通りです。

  1. 参加メンバーのドタキャン防止、リマインド
  2. 料理等の手配物がある場合、当日の不達・受け取りミス等のトラブルを防ぐ

特に「2」に関しては、「◎時までに届かない場合の問い合わせ先」や「対処法」を事前に伝えておけば、万が一の事態が発生しても安心です。

オンライン忘年会 当日の流れ

オンライン忘年会マニュアル_当日の進行の流れ

準備を頑張ってきたオンライン忘年会も、いよいよ当日です。幹事様が当日慌てないよう、開始前の流れをまとめました!

18:00 開始/21:00終了を想定した、「オンライン忘年会進行表例」も作成していますので、参考にしてみてください。

オンライン忘年会 当日朝にすること

  • 再度、各準備物は揃っているか確認
  • オンライン忘年会で「挨拶」「乾杯」を行う人へ連絡を入れる

オンライン忘年会 開始1時間前にすること

  • 進行表の確認、トラブルがないか確認(料理が届いていない、回線がつながらないなど) 

オンライン忘年会 開始15分前にすること

  • 全体の最終チェック。司会者は身だしなみもチェック。

オンライン忘年会の当日朝には「挨拶する方」へ連絡を

当日の朝は、忘年会で挨拶をお願いする上長や社長へ「今晩はよろしくお願いします」といった旨の連絡を入れておきます。これはリマインドの意味の他に、遅刻防止にも繋がるからです。

上長の挨拶は会の冒頭(乾杯)に行うケースも多く、挨拶する人が遅刻すると会の進行が遅れてしまいます。

オンライン忘年会 開催の1時間前は“入念なチェック”を

オンライン忘年会開始1時間前には、入念なチェックを行います。直前に最終チェックを行うと、トラブルがあった際の対処が間に合わないので、遅くとも1時間前に済ませておくのがおすすめです。

オンライン忘年会開始1時間前の最終チェック項目はこちらです。

  • 機材のセッティングを再度確認
  • 最後の配信テストを行う

もしオンライン忘年会で余興やゲームを行うなら、「各ブレイクアウトルームの設定ができているか」「音源/映像/スライドが無事に表示されるか」も確認しておくと安心ですね。

オンライン忘年会 基本の進行例(18:00 開始/21:00終了を想定)

最後に「基本的なオンライン忘年会の進行例」をご紹介します。

オンライン忘年会マニュアル_進行例
[18時00分~] 5分間  司会の挨拶
[18時05分~] 5分間  開会の言葉
[18時10分~] 5分間  乾杯の音頭
[18時15分~] 30分間 歓談・食事タイム
[18時45分~] 30分間 余興
[19時15分~] 60分間 ゲーム
[20時15分~] 30分間 再び歓談タイム
[20時45分~] 5分間  終了15分前を司会がアナウンス
[20時50分~] 10分間 閉めの挨拶
[21時00分]         終了

オンライン忘年会の余興・ゲームタイムは“司会者の腕の見せどころ”

余興、ゲームの進行は司会者が行います。ルール説明や各チーム分けについて発表する他に、オンライン忘年会を盛り上げるのも“司会者の腕の見せどころ”です!

「司会進行に自信がない」「そんなところまで手が回らない」という幹事様には、プロに司会を任せるのも良いでしょう。

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オンライン忘年会は“定刻通りの終了”が◎

オンライン忘年会のポイントはダラダラと続けないこと!

上長や家庭がある方も参加しています。さらに年の瀬のため、翌日に帰省や大掃除を予定している方も少なくありません。

オンライン忘年会は、定刻になったらすみやかに終了しましょう。そうすることで参加メンバーの印象も良くなります。

オンライン忘年会終了15分前にすること

終了15分前になったら、その旨を司会から参加メンバーへ伝えます。

「締めの挨拶」がある場合、挨拶をする方(上長や社長)にこのタイミングで伝えましょう。

オンライン忘年会 終了時刻にすること

終了時間になったら、司会者or幹事からその旨を全員へ伝えます。

また、余興で景品がある場合、“景品の受け渡し”についても簡単に説明するといいですね。

オンライン忘年会で話し足りない人用に二次会用トークルームを準備

上記に書いた通り、オンライン忘年会は基本的には定刻で終了したほうが良いもの。

とはいえ、1年間の締め括りの場なので「話し足りない人」もいるでしょう。そんな参加者のために、二次会用トークルームを別途用意するのも◎

終了後、すみやかに移動を促しましょう。

2023年はオンライン忘年会で従業員エンゲージメントを高めよう!

今回は”オンライン忘年会完全マニュアル”についてご紹介しました。

改めてマニュアルについておさらいしていきましょう。オンライン忘年会の事前準備は下記の7つです。

  1. オンライン忘年会の開催日時を決める
  2. 運営チームを作り、役割分担を決める
  3. オンライン忘年会当日の内容を決める
  4. 参加メンバーにお誘いメールを送る
  5. 景品の手配をする
  6. 料理・ドリンクの手配をする
  7. オンライン忘年会の配信方法を決める

この他にも前日に確認しておきたいことや、当日進行の流れについても解説しました。

年末恒例の忘年会。「社内行事だから開催はしたいけど…」という幹事様のお悩みもよく耳にします。

とはいえ、1年間の締め括り行事を中止にするなんてもったいない!

2023年の忘年会はオンライン開催で楽しみましょう!

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DeliPa(デリパ)の配送エリアは全国OK。参加者メンバーが日本全国に点在していても、みなさんに同じ料理をお届け可能です。

対面での忘年会と同じように全員で同じ料理を楽しめるから、料理が会話を盛り上げてくれます。また、ドリンク付きのメニューもあるので“同じ飲み物で乾杯”することも可能です。

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