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オンライン飲み会・オンライン懇親会の参加者増！お誘い・開催告知メールの定型文(ダウンロードもOK)

この記事の目次

こんにちは！オンライン懇親会向け料理宅配「DeliPa(デリパ)」です。

新型コロナ流行以後、すっかり定着したオンラインパーティ。

特に非対面での働き方が推奨されるビジネスシーンでは、積極的に活用されています。

顧客との商談や同僚たちとの飲み会がオンラインに移行するほか、オンライン入社式・内定者懇親会・総会などの大規模社内イベントをオンラインで行う会社も増えてきました。

オンラインパーティを開催する上で、幹事を悩ませるモノのひとつが“お誘いメール”。

「メールの書き出しは？」

「何を伝えればいい？」

「どうしたら参加者が増える？」

などなど、幹事様のお困りの声をよく耳にします。

今回は「参加者が増える！オンライン飲み会・オンライン懇親会のお誘いメール定型文」をご紹介します！

「オンライン飲み会・オンライン懇親会が充実した時間になる？」そのカギを握るお誘いメール

「定着してきた」とはいえ、未だオンライン飲み会・懇親会に不慣れな人が多いのも事実です。

実際誘われても、何をするのかわからずに尻込みしてしまう人も少なくないでしょう。

オンライン飲み会・懇親会の内容がわからないと、参加者の警戒心や不安感にもつながりかねません。さらに「プライベートな時間をオンライン飲み会に割きたくない」「つまらなそう」と感じさせてしまうと、参加率がダウンしてしまいます。

参加率アップには、お誘いメールが大切なキーポイントとなるのです。

オンライン飲み会・オンライン懇親会で“何をするか”を明確に

お誘いメールに必ず書くべきことは、“オンライン飲み会・懇親会で何をするか”です。

まずは以下のポイントを確認し、企画意図・内容・参加者を明確にしましょう。

お誘いメールを書く前に確認しておきたいこと

今回の意図(例：お疲れ様会、交流を深めたい、新メンバーを紹介したいなど)
具体的に何をするのか(例：雑談がメイン、ゲーム、余興、自己紹介タイムなど)
参加者は誰か(例：同年代メンバーのみ、同部署の全員、社外メンバーも誘う、など)

では次にお誘いメールの内容を具体的にご紹介します。

オンライン飲み会・懇親会のお誘いメールに最低限書くべきこと

内容や企画意図がしっかりしていても、《いつ・どうやって》開催されるオンライン飲み会・懇親会だかわからないと、参加率はアップしません。

お誘いメールには、以下の項目を必ず記載しましょう。

お誘いメールに記載するべき項目

開催目的
日時
タイムスケジュール
zoomなどオンライン会議ツール入室用URL
参加可否の回答締め切り

出だしが肝心！心をつかむお誘いメールの書き出し

では、「心をつかむお誘いメール」の書き出しをご紹介します。

まずは、今回開催しようとしているオンライン飲み会・懇親会が以下いずれかによって、書き出しも大きく異なります。

あなたが主催しようとしているオンライン飲み会・懇親会はどっち？

同僚たちとのカジュアルなオンライン飲み会
上司や役員なども含めた少しフォーマルな場

お誘いメール　カジュアルな書き出し例文

 みなさまへ 
　　
　お疲れ様です。〇〇です。

 在宅勤務続きで、みなさんと気軽に雑談できる機会も少なくなりましたね…。
 期の終わりが近づいた今、みなさんへの労いを伝え、交流する場を設けたいと思い、この度「オンライン懇親会」を企画しました！

　当日は仕事を早めに切り上げて、ぜひご参加ください★
　みんなで食べて笑って、楽しい時間にしましょう！！

POINT★

書き手の人柄や感情がわかる表現を添えると、フランクな印象を与えることができます。

お誘いメール　フォーマルな書き出し例文

 みなさまへ 

　お疲れ様です。〇〇です。

 間も無く期の終わりが近づいております。 
　つきましては日々の業務の振り返りとみなさまへの労いと懇親を兼ねて 「オンライン懇親会」を企画しました。
 お忙しいかと存じますが、ぜひスケジュールをご調整の上、ご参加くださいませ。

POINT★

参加者層にもよりますが、あまりに格式ばった表現だとお堅い印象が先行してしまいます。「みなさんを労い、交流を持ちたい」という意図を丁寧な言葉で簡潔に伝えるのがポイントです。

【ケース１】オンライン飲み会で新入社員・新メンバーを紹介したい

最近オンライン飲み会・懇親会の幹事様より寄せられるのが、「在宅勤務になり、コロナ禍で入社した新入社員・新メンバーをきちんと紹介できていない」というお悩み。

特に新入社員は、まだ同僚たちの人柄や距離感をつかめず、オンライン飲み会への参加にハードルを感じるケースも少なくありません。

「これからも一緒に働く仲間として、きちんと紹介し、交流を持つ機会にしたい」という意図がわかる一文を入れることをオススメします。

少人数(10人以下)のオンライン飲み会・懇親会例文

 ・◎月入社の●さんとは、リアルな飲み会をする前に、オンラインでの飲み会になってしまいますね(笑) 
　　　　仲間うちのカジュアルな会なので、リラックスして参加してくださいね！

 ・今回のオンライン飲み会で、◎月にメンバーに加わった●さんを改めてみなさんに紹介させてください★ 
●さんを最も近くで見ている指導係の■さんから、●さんの素晴らしい仕事ぶりとそのキャラについて詳しく教えていただけたらなと思っています！

POINT★

あえてカジュアルな言い回し・言葉遣いにし、気軽な会であることをアピール。新入社員・新メンバーは「参加した際、どう振る舞えばいいだろう？」と不安を抱える方も多いので、先輩社員からの他己紹介(＝リード、サポート)があると事前に伝えておくのがいいでしょう。

大人数(10人以上・上司も参加)のオンライン飲み会・懇親会例文

 ●さん(◎月入社)は、当部署の新しい戦力として、日々業務に邁進しています。
 今回のオンライン懇親会では、●さんを改めてみなさんにご紹介する時間を設けさせていただきたいと思っております。

POINT★

まずは仕事ぶりがわかる言葉を伝えると、日頃仕事で関わりが少ない方からも声がけしやすくなります。「役職が上の方」と「新メンバー」双方への配慮が伝わる内容だとGOOD！

【ケース２】コロナ禍に会社を支えてくれている社員たちをオンライン懇親会で労いたい

社員たちにとって、日頃の頑張りが評価されるのはとてもうれしいことです。

その気持ちを率直な言葉で伝えましょう。

社員を労うお誘いメール例文

今回のオンライン懇親会では、激動のコロナ禍を一丸となって乗り切ってくれたみなさんに、まずは感謝を伝えたいと思っています。
社員のみなさん無くして、当社の企業運営は成り立ちません。

みなさんへの労いの意味も込めて、ささやかではありますが料理や飲み物を用意しました。
ぜひ楽しんでいただければ幸いです。

POINT★

社長や部長など「上司からの言葉」をあえて入れても◎

【ケース３】子育て世代の方や時短勤務の方など、時間に限りのある参加者がいる場合

子育てや他に仕事がある方など、中には何らかの理由で参加が難しい方もいます。

そのような方々でも気軽に・楽しく参加できるよう、タイムスケジュールに一工夫するのも手です。

オンライン飲み会・懇親会スタートから、45-60分後に「休憩時間」を設定。参加者には事前にタイムスケジュールを伝えましょう。

そうすれば「前半だけ参加して中抜けさせてほしい」「スタート時間には間に合わないけど後半からならOK！」など、融通が効きやすくなります。

時間に限りがあるメンバーがいる場合のお誘いメール例文

今回のオンライン懇親会は「お子さん飛び入り参加」「途中参加」「中抜け」いずれも大歓迎です！
もし不安がある方は、事前に幹事の◎までお気軽にご相談くださいね。

【ケース４】社外の方など、参加者に「まだ会ったことがない人」がいる場合

外出自粛中ということもあり、社外メンバーの中には「一緒に働いているのにこれまで会ったことがない人」もいるかと思います。

これまでに直接顔を合わせていないと、「気まずい」「何を話したらいいのかわからない」と及び腰になりがちです。

そのため、参加ハードルを下げる言葉を盛り込みましょう。

まだ会ったことがない方がいる場合のお誘いメール例文

 ・コロナ禍での参画ということもあり、◎さんとは直接お会いして話す機会がありませんでしたね。
日頃のメール・電話のやりとりで、その素晴らしい仕事ぶりは伝わっておりましたが、
より人柄を知り、交流を深められる機会があればいいのになと思っていました。

 当チームの飲み会はとても気楽な会なので、構えず、気軽にご参加いただけたらうれしいです。
このオンライン懇親会で初めて会えるのをとても楽しみにしています！

POINT★

以前のオンラインパーティの模様や部内の雰囲気を伝えると、どんな会になるのか具体的に想像させることができます。