オンライン懇親会・オンライン飲み会の 最強段取り！！やり方、進め方がすぐわかる◎ 無料配布マニュアルは初心者幹事も必見です
この記事の目次
こんにちは！オンライン懇親会向け料理宅配「DeliPa(デリパ)」の澤智子です！
最近は、zoomやTEAMS、Skypeなどのオンライン会議システムを活用したオンライン懇親会、オンライン飲み会が増えています。
コロナ禍のビジネスシーンにおいて、感染不安を感じることなく、円滑なコミュニケーションを実現するためには、とても有効な方法といえるでしょう。
しかし、これまでのリアルな懇親会・飲み会とは違うからこそ、初めてオンライン懇親会・オンライン飲み会を取り仕切る幹事には不安感がつきまとうもの…。
例えば…
「オンライン懇親会の幹事を頼まれたものの、何からやって良いか分からない…」
「何をいつまでに手配すれば良いのか段取りが分からない…」
「どうやってオンライン飲み会の参加者を募ればいいの？」
「当日の進行はどうすればいい？？」
などなど、幹事のみなさん、そんなお悩みはありませんか？
今回は、そのような幹事の方々に向けて「初心者幹事必見！ オンライン懇親会・オンライン飲み会 最強段取り！！」をお教えします。
本記事のPOINT★
オンライン懇親会・オンライン飲み会の幹事として準備する内容が明確になり、スムーズな段取りで、
参加者が安心して楽しめる懇親会を開催する事が出来ます！
最後には、オンライン懇親会・オンライン飲み会の幹事様が当日慌てないための“とっておきアドバイス”と“参考資料の無料配布”も★
ぜひご覧下さい！
《最強ダンドリSTEP1：段取り》オンライン懇親会・オンライン飲み会の日程調整&参加可否をチェック！
まずは、日程を決めて参加者へ告知しましょう。
オンライン懇親会・オンライン飲み会 日程調整の段取り
- オンライン懇親会・オンライン飲み会に招待する方々に、《参加・不参加》を確認。
- 手配 お料理やドリンク、ゲームアイテムをお送りする場合は、各参加者の「住所」と「受け取り日時」も要確認。
- 日程が近づいてきたら、オンライン懇親会・オンライン飲み会を開催するWEB会議システムの入室用URLを参加者へ送付。
ＰＯＩＮＴ★
オンライン懇親会の参加者からよく寄せられる不満が「ダラダラ続いていつ終わるのか分からない…」ということ。
これを解消するには、タイムテーブルの事前送付がおすすめ。
開始・終了時刻の目安が明確にわかるため、参加者も安心して参加出来ます。
また、参加者の中には、オンライン懇親会・オンライン飲み会に参加した経験が少なく、オンライン会議システムの操作に不慣れな方がいる場合もあります。その際は事前に接続確認をしておくと、幹事・参加者双方が安心して当日を迎えられます。
《最強ダンドリSTEP2：役割分担》オンライン懇親会・オンライン飲み会の運営チームは“４人１組”で動くと安心
スムーズで盛り上がるオンライン懇親会・オンライン飲み会を実現するためには、幹事を含めた運営チームが４人１組で動くと安心です。それぞれの役割分担は以下の通りです。
・代表幹事
会をスムーズに運営するための司令塔。
・司会
オンライン懇親会・オンライン飲み会の当日に司会進行を担当。
・機材係
配信用の機材準備や接続確認を行う。
・手配係
参加者の出欠確認や、お料理やドリンクなど、お送りする物を手配する。
ＰＯＩＮＴ★ ・機材係が使用するデバイスは、PCがオススメ。ZOOM・Skypeは携帯やiPadでも使用可能です。 しかし、オンライン懇親会・オンライン飲み会は一画面に映る人数も多いので、可能であれば最も見やすいPCで接続しましょう。 ・手配係は料理や手配物の締め切り日をしっかり把握し、参加連絡が無い方へのリマインド連絡を行いましょう。 参加人数や手配物の数は、直前に変更となる場合もあります。それにも対応できる、ある程度余裕のある方に任せると安心です。 ・手配係は送付先の取りまとめや数量管理、発送など、参加者が一定数を超えると準備も大変です。 オンライン懇親会・オンライン飲み会向け料理宅配などを上手に活用するのがオススメです。
《最強ダンドリSTEP3：事前準備》招待メールの作成/進行内容の決定/機材準備/手配物の用意 など
オンライン懇親会・オンライン飲み会の運営チームが決まったら、「事前準備」を進めましょう。会の目的や進行内容により一部変わる場合もありますが、主に以下の4点を抑えておくと安心です。
・招待メールの作成
参加可否により、料理や手配物の注文数も変わってきます。これら手配物の締切日を考慮し、早めに設定しましょう。「今すぐ使えるオンライン懇親会・オンライン飲み会 招待文メール定型文」は以下のページよりダウンロード可能です。
オンライン飲み会・オンライン懇親会の参加者増！お誘い・開催告知メールの定型文(ダウンロードもOK)
・進行内容の決定
オンライン懇親会・オンライン飲み会の参加人数により、進行内容もさまざまです。
例えば参加者同士の活発な交流を目的とした「コミュニケーション重視型」のオンライン懇親会・オンライン飲み会もあれば、各部署の発表や表彰、対抗戦ゲームを中心とした「イベント重視型」など、内容も大きく変わってきます。
ただ単に、食べて、飲んで、ゲームするだけでは、参加者・幹事双方にとって満足感が得られる懇親会にはなりません。
“今回のオンライン懇親会・オンライン飲み会の開催で達成したい目標”を明確にした上で、進行内容を決めるのがいいでしょう。
・機材準備
オンライン懇親会・オンライン飲み会の当日に配信トラブルが発生すると、どうしても焦ってしまうもの。事前に運営チーム内でしっかりと接続確認を行っておけば、当日つながらなくてパニックに陥ることもないでしょう。
・手配物やイベントの景品の用意
例えばオンライン懇親会・オンライン飲み会でゲームを行い、勝者を決めた場合、リアルな懇親会・飲み会とは異なり、景品をその場でお渡しするのは不可能です。
「後日自宅に郵送する」のか、「出社日に会社でお渡しするのか」もあらかじめ決めておくのがオススメです。
また、オンライン懇親会・オンライン飲み会が始まる前までに料理や手配物が届かない方は、「懇親会前に配送会社に連絡してほしい」旨を伝えておくと、当日慌てることもないでしょう。
《最強ダンドリSTEP4：当日》オンライン懇親会・オンライン飲み会で“慌てない幹事“になるためにおさえるべきポイント
開催規模にもよりますがオンライン懇親会・オンライン飲み会には、同僚や後輩の他に、上司や役員が参加するケースも。気が抜けず、ハラハラしてしまう幹事の方も少なくありません。
迎えた当日、“慌てない幹事”になるためには、以下のポイントをおさえておくと良いでしょう。
① 開始1時間前 「機材セッティング&接続確認」
当日は、どんなに遅くとも1時間前には機材セッティングを始めましょう。運営チームのメンバーで接続確認を行い、問題がないかどうかチェックしておくと安心です。
② 開始15分前 「参加者の入室スタート」
オンライン懇親会・オンライン飲み会が始まる約15分前から、参加者の入室を許可するケースが最も多いです
③ 会の冒頭 「楽しみ方の共有」
いよいよオンライン懇親会・オンライン飲み会がスタート！幹事の方は、まず会の冒頭で参加者に楽しみ方を明確に伝えるのがオススメ。
まずは「オンライン懇親会・オンライン飲み会の趣旨」や「内容」、「開始/終了時刻」など、“会の全体像”を説明します。
次に「オンライン懇親会・飲み会の具体的なタイムスケジュール」を伝える際のポイントです。
さらにどのタイミングから飲食OKなのか、「乾杯」がある旨は伝えておきたいところです。
また、オンライン懇親会・オンライン飲み会で、既存メンバーに新入社員や新メンバーを紹介する「自己紹介タイム」がある場合は、前もって伝えておくといいでしょう。事前に“話す態勢”“聞く態勢”を整えることで、スムーズに進行できます。
オンライン懇親会・オンライン飲み会では、お手洗いやドリンク補充のタイミングがわからず困惑する参加者もいるため、「休憩時間」についても触れるとさらにGOOD！
ＰＯＩＮＴ★
「② 開始15分前 『参加者の入室スタート』」この15分がだらけやすいので、タイムスケジュールや会の内容を画面共有で出しておきましょう。
参加者も待機時間中に全体の流れを把握できるため、スムーズに進行できます。
《幹事の最強ダンドリ：まとめ》オンライン懇親会・オンライン飲み会 幹事の方へのとっておきアドバイス
最後に、幹事様が慌てない為のとっておきのアドバイスです。
オンライン懇親会・オンライン飲み会は「録画」しておくのがオススメ★
後で、楽しかった会を振り返れるのはもちろんのこと、撮り忘れてしまった集合写真を録画映像からベストタイミングでスクショできます。さらに「ゲームの順位を見直せる」「参加できなかった方へ共有できる」などのメリットもあります。
楽しいオンライン懇親会・オンライン飲み会は幹事の腕に掛かっています。
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