オンライン入社式のやり方2023 | 新入社員も喜ぶプロのアイデアが満載

こんにちは！オンライン懇親会向け料理宅配のDeliPa(デリパ)です。

暖かい日が増えると、途端に春の気配が感じられるようになります。春といえば、入社式や新入社員研修の季節。特に今時期は、新入社員を迎える準備に奔走する人事担当者様も多いかもしれませんね。

コロナ禍の影響で、入社式をオンラインに切り替える企業が増えています。オンライン懇親会の総合プロデュースを手掛ける当社にも、多数の問い合わせやご相談が寄せられています。人事担当者様に詳しくお話を伺うと、オンライン入社式をスムーズに進行したいだけでなく、“自社らしさ”を表現したいと考えている企業が多いようです。

そこで今回はオンライン入社式のやり方やアイデアにお困りの人事担当者様に向けて、「オンライン入社式のやり方〜新入社員も喜ぶプロのアイデア〜」をご紹介します！

5000社が利用！オンライン懇親会/忘年会のプロ「DeliPa(デリパ)」がオンライン入社式のアイデアをご提供

DeliPa(デリパ)はオンライン懇親会・オンライン飲み会向け料理宅配サービスです。2021年2月に配送エリアを全国に拡大し、現在5000社の企業様にご利用いただいています(2022年2月時点)

料理の宅配に加え、オンラインパーティ向け司会者派遣「Parti(パルティ)」も提供スタート。

料理と司会の両面から、お客様のオンライン懇親会をサポートしてまいりました。

オンライン入社式を企画したいものの、アイデアに悩む人事担当者様にプロの視点から詳しくご説明します★

オンライン入社式って何？

コロナ禍に突入し約3年。「昨年は新卒者を採用していない」「感染リスクを避けるため入社式を行わなかった」という企業も少なくありません。そのため、まずは“オンライン入社式”について詳しくご説明します。

オンライン入社式とは、ZOOMやTEAMSなどのWEB会議ツールを用いて行う入社式のこと。これまでの入社式同様、「新入社員の辞令交付」や「既存社員との顔合わせ」などの開催目的があります

オンライン入社式の参加者

• 新入社員
• 社長や役員など
• 人事担当者
• その他 既存社員(前年度入社の優秀社員)など

オンライン入社式を開催するメリット

オンライン入社式を開催するのには、いくつかのメリットがあります。「新入社員側」と「企業側」それぞれのメリットをご紹介します。

《オンライン入社式》新入社員にとってのメリット

• 入社する会社に歓迎されている実感が持てる
• 仕事に対する意欲が湧く
• 同期との交流機会
• 先輩社員との交流機会

《オンライン入社式》企業側のメリット

• 企業理念や社風を伝える場になる
• 社会人としての自覚を促せる
• 新卒者への歓迎の気持ちを表せる
• 既存社員への紹介の場になる
• 感染リスク、クラスター発生を回避できる

これらのメリットが享受できることから、コロナ禍であっても入社式をオンラインに切り替えて行いたい企業が多いようです。

オンライン入社式のプログラム(式次第)

次にご紹介するのは、オンライン入社式のプログラム(式次第)と全体の流れについて。多くのオンライン入社式は、以下の流れに則って行われます。

オンライン入社式のプログラム(式次第)　基本の形式

1. 開会の挨拶
2. 祝辞or代表取締役社長より挨拶
3. 役員挨拶or歓迎の言葉
4. 入社辞令書の交付
5. 新入社員代表あいさつ
6. 閉会の挨拶

オンライン入社式のプログラムその1 開会の挨拶

まずは「開会の挨拶」からスタートします。オンライン入社式を取り仕切る人事部部長のほか、他部署の部長、役員が務めるケースが多いです。

オンライン入社式のプログラムその2 祝辞or代表取締役社長より挨拶

次は祝辞or代表取締役社長による挨拶です。

「祝辞」は前年度に入社した先輩社員などの既存社員が行うもの。新入社員に向けてお祝いの言葉を述べます。

また、ほとんどのオンライン入社式は社長が参加します。そのため祝辞の前に「代表取締役社長による挨拶」を行う企業も少なくありません。

オンライン入社式のプログラムその3 役員挨拶or歓迎の言葉

「役員挨拶」では、副社長や執行役員による簡単な挨拶を行います。役員の人数が少ない場合を除き、「自己紹介＋お祝いの言葉ひと言」程度にとどめるケースが多いようです。

また特定の役員から「歓迎の言葉」として祝辞を述べる場合もあります。

オンライン入社式のプログラムその4 入社辞令書の交付

新入社員へ「入社辞令書」を交付します。通常の入社式では、代表取締役社長から新入社員へ、直接手渡しするもの。人数が多い場合、新入社員の代表者1名に渡しますが、新入社員が5名程度の場合、全員に渡すこともあるようです。

しかしオンライン入社式では、新入社員へ直接渡すことができません。そのため、代表取締役社長が辞令の内容を読み上げ、実物は各新入社員の自宅へと郵送することがほとんどです。

“新入社員の代理”として、先輩社員が入社辞令書を受け取り、その模様をオンライン入社式で流す企業もあります。

また、入社辞令書と併せて、入社記念品を贈呈する企業も増えています。現在は、コロナ禍で「研修も業務もテレワークがメイン」という新入社員のために、テレワークでも使える品をプレゼントする企業が多いですね。また、メーカーは自社製品を記念品にすることもあります。

オンライン入社式のプログラムその5 新入社員代表挨拶

オンライン入社式では、「新入社員代表挨拶」も行われます。多くの場合、代表者1名による1分程度のスピーチです。

オンライン入社式のプログラムその6 閉会の挨拶

企業のオンライン入社式は「閉会の挨拶」で幕を閉じます。主に人事担当者が行います。

オンライン入社式のプログラム(式次第)は以上です。しかし、新入社員と既存社員の交流を深めるため、入社式後にオンライン懇親会を行う企業も。コロナ禍でリアルの飲み会や歓迎会を開催しにくいため、入社式とドッキングしてオンライン歓迎会・懇親会をやる企業が多数派です。

その際のオンライン懇親会や歓迎会には、新入社員と既存社員のチームビルディングになるゲームを盛り込むケースが多いですね。

オンライン入社式を行う前に決めておきたい進行の流れ&コンテンツ

オンライン入社式を開催するにあたり、人事担当者が決めておかなくてはならないのが“全体の流れ”と“オンライン入社式に盛り込むコンテンツ”です。最低限、以下のポイントを押さえておきましょう。

• オンライン入社式の全体のプログラム
• 誰が列席するか(新入社員・社長・役員の他に既存社員はどこまで呼ぶか)
• 誰が祝辞や挨拶を行うか
• 新入社員代表挨拶は誰にするか
• 入社辞令交付の流れ(入社式当日の読み上げ、郵送など)
• 入社記念品は贈るか、品物は何にするか
• オンライン入社式後にオンライン懇親会・オンライン歓迎会を行うか

当社にオンライン入社式をご依頼くださるお客様は、オンライン入社式を30分〜1時間程度で終え、オンライン懇親会に移行するケースが多いですね。オンライン入社式の事前準備から当日の司会までを全て任せられるPartiを選ぶ企業様が増えています。

オンライン入社式の事前準備

オンライン入社式全体の流れ・コンテンツを決めたら、事前準備に取り掛かります。オンライン入社式で必要とされる準備物は以下の通りです。

オンライン入社式　基本の準備物

• オンライン入社式の案内メール(オンライン入社式の入室用URLを送るのでメールがベスト)
• WEB会議ツールのURL
• 式次第、オンライン入社式のプログラム
• 入社辞令書
• 新入社員への入社記念品

特にオンライン入社式後にオンライン懇親会や歓迎会を控えている場合は、ZOOMで開催するのがベスト。「スポットライト機能」や「ブレイクアウトルーム機能」などの機能を活用することで、参加者が見やすく、楽しめる会にすることができます。

またこれらの準備物に加えて、「祝辞」「新入社員代表者挨拶」の例文を事前にスピーチする方に送っておくと喜ばれます。

では、次項からオンライン入社式の具体的なアイデアについてご紹介します。

《オンライン入社式のアイデアその1》案内メールを招待状風にしよう

通常の入社式の場合、「入社式の案内」を招待状形式で送る企業も多いでしょう。しかし、オンライン入社式はWEB上で行うため、招待状を「案内メール(開催告知メール)」としてメール送付しましょう。

テキストだけの入社式案内メールは、文章に趣向を凝らしてもビジネスライク&冷ややかな印象を与えてしまいがち。そのため、招待状風のバナーや画像を添付すると良いでしょう。入社式の雰囲気が演出できるだけでなく、“自社らしさ”を表現することができます。

案内メールに添付する画像は、IllustratorやPhotoshopなどの知識がなくても作成可能です。

以下のツールを参考にしてみてくださいね。

オンライン入社式の招待案内メール 画像制作に役立つツール

オンライン入社式の招待案内メールに盛り込む項目

オンライン入社式の案内メールは、これから入社する新入社員にもわかりやすい内容にするのがコツ。

案内メールに記載する「当日の流れ」は、式次第やプログラムに沿って作成しましょう。必ず盛り込むべき項目は以下の内容です。

1. 冒頭の挨拶
2. 会の趣旨説明
3. オンライン入社式の開催日時
4. オンライン入社式のプログラム
5. 入室用URL(入室可能時間)
6. 締めの言葉(新入社員の皆さんに会えるのを楽しみにしている、など)

入社式後にオンライン懇親会・オンライン歓迎会がある場合、その旨も記載しておきましょう。

オンライン入社式の招待案内メールには“服装”についても書いておくと安心

オンライン入社式の案内メールには、「参加者の服装」についても書いておくと安心です。既存社員は心配ないかもしれませんが、新入社員はつい先日まで学生だった人がほとんど。社会常識に自信がない新卒者も少なくありません。

そのため、案内メールにひと言「正装でご参加ください」と書き加えても、新入社員にわかりにくいと思われる可能性も。

できる限り詳しく「スーツにネクタイ着用」「ネクタイの色・柄は◎◎などがおすすめ」「ネイルの色はベージュなどのシンプルなもの」など、説明書きを付け加えておくと安心です。

当社のお客様では、入社式に参加する服装に不安を抱く新入社員のために、「先輩社員の服装写真を自社のオンライン入社式専用HP等にアップ→ページのQRコード発行→案内メールに添付して事前にチェックするよう促す」などの工夫を凝らした企業様もいました。

《オンライン入社式のアイデアその2》式次第にひと工夫しよう

オンライン入社式では、式のあいだ「プログラム」や「式次第」を画面に表示します。この式次第にもひと工夫加えるのがおすすめです。4月に入社式を行う場合は、春らしい雰囲気のデザインにすると◎

また、スライドにロゴや社訓などを盛り込んで自社のオリジナリティを演出するのもいいですね。

以下の見本を参考にしてみてくださいね。

《オンライン入社式のアイデアその3》zoomの機能を活用し注目を集める工夫を

上段で少し説明しましたが、オンライン入社式を行う場合、WEB会議ツールはZOOMを活用するとよいでしょう。

社員同士の会議や商談など、日常業務で使用した経験があっても、多くは「テレビ通話のみ」「背景を変える程度」という方が多いかもしれません。

実は、ZOOMには隠れた便利機能が潜んでいます。これらを活用することで、オンライン入社式やオンライン歓迎会、懇親会がより充実した時間になりますよ。

オンライン入社式に使えるZOOM便利機能その１　スポットライト機能

通常は、参加者全員or話している人が表示されるトークグループ画面。

しかし、この機能を使えば、トークグループの画面に特定の人物のみを固定表示させられます。オンライン入社式の場合、「祝辞」や「代表取締役挨拶」「新入社員代表挨拶」など個人が話す場面がたくさんあります。その際、話し手ひとりに注目を集めるために、スポットライト機能が役立ちます。

※ZOOM「スポットライト機能」はホストのみが利用可能です。

オンライン入社式に使えるZOOM便利機能その2　画面共有機能

ZOOM「画面共有機能」もオンライン入社式で使える機能です。

「オンライン入社式が始まる前」や「入社式後、オンライン歓迎会・オンライン懇親会が始まるまで」は、数分-15分程度間が空いてしまうもの。そのような待機時間には、画面共有機能を活用し、「オンライン入社式の式次第」や「オンライン歓迎会のプログラム」を画面に表示しておきましょう。

オンライン入社式やオンライン歓迎会、オンライン懇親会の流れを参加者が待機時間に把握できるので、その後の進行もスムーズになりますよ。

オンライン入社式に使えるZOOM便利機能その3　背景を変える

ZOOMの「背景を変える」機能を使い、お祝いムードを演出するのも◎

いつもの「会社ロゴ&社員名入り画像」にひと工夫加えれば、統一感も出て、さらに新入社員の目を惹きつけることができますよ。

《オンライン入社式のアイデアその4》新入社員へのウェルカム映像を流そう

オンライン入社式やオンライン歓迎会にオススメのコンテンツが“新入社員へのウェルカム映像を流すこと”。

「式次第に沿って進行するオンライン入社式だけでは、堅苦しい感じで、明るく楽しい会社の雰囲気が伝わりにくい…」と考えている人事担当者は、ぜひウェルカム映像を取り入れてみましょう。

その後のオンライン歓迎会やオンライン懇親会を盛り上げるトークテーマのひとつにもなりますよ◎

新入社員が喜ぶ“ウェルカム映像”とは？

ウェルカム映像とは、オンライン入社式やオンライン歓迎会で流す映像のこと。映像の内容は会社によって異なりますが、「入社おめでとう！」「これからよろしくね！」といった新入社員へのメッセージをテキストで流すものから、既存社員の写真&ひと言コメントをスライドショー形式でまとめたものなどさまざまです。

例えば以下のような内容に「歓迎コメント」を組み合わせた映像が多いですね。

• 会社紹介
• 各部署や地方支社・営業所の紹介
• 先輩社員紹介
• 既存社員、先輩社員からの歓迎メッセージ

ウェルカム映像を流すタイミングにもよりますが、映像の長さは全体で数分から15分程度が◎

新入社員ウェルカム映像を流すタイミング1「オンライン入社式の開催URLに入室〜会が始まる前」

新入社員や既存社員などの参加者がオンライン入社式用URLに入室してから、会が始まる前までは、数分〜15分程度の待機時間があります。その際にウェルカム映像を画面に表示しておくと良いでしょう。

新入社員ウェルカム映像を流すタイミング2「オンライン入社式orオンライン歓迎会の最中」

ウェルカム映像を鑑賞する時間をしっかりととりたい人事担当者は、オンライン入社式orオンライン歓迎会の途中に盛り込むのがオススメ。

その際は、式次第orプログラムにその旨を書いておきましょう。

新入社員のウェルカム映像は“凝りすぎ”注意

凝ったウェルカム映像を作る企業もありますが、テキストは「会社ロゴ&第◎期 オンライン入社式&歓迎メッセージ」程度にとどめて、シンプルでわかりやすい映像にする企業が多数派です。そのため専門の映像編集ソフトではなく、PowerPointやgoogleスライドなどのプレゼンテーション作成ツールで作成しても良いでしょう。

理由としては、モーションやテロップを多用しすぎると、映像配信がスムーズにいかないため。

ウェルカム映像のデータが重くなり、配信途中で止まってしまったり、ブツブツ途切れてしまう可能性があります。これを避けるために、“凝りすぎ”には注意した方がいいですね。

《オンライン入社式のアイデアその5》入社記念品を贈ろう

オンライン入社式でも入社記念品を贈呈する企業が増えています。コロナ禍でリアルの入社式が開催できず、会場費などの予算が浮いたことから、その分を記念品に充てる企業も多いようですね。

コロナ禍のオンライン入社式で選ばれている入社記念品は以下の通りです。

コロナ禍のオンライン入社式で入社記念品に選ばれている品

1. ボールペン
2. タンブラー
3. グラス
4. レザーのシステム手帳、メモパッド
5. USB
6. PCケース

いずれの入社記念品も「会社名入り」「会社ロゴ入り」で作る企業が多数派です。

また、コロナ禍入社の新入社員のために、「テレワークでも使える品」「自宅作業する際にあったら嬉しい品」をセレクトする人事担当者が多い傾向があります。

DeliPa &Partiならオンライン入社式の入社記念品配送もOK

当社はオンライン懇親会向け料理宅配サービス「DeliPa(デリパ)」とオンライン懇親会用MC付き料理宅配「Parti(パルティ)」提供しています。4月に向け、オンライン入社式やオンライン歓迎会などの問い合わせも増加中です。

DeliPa & Partiは、オリジナル入社記念品の制作から配送も対応OK★デリパの料理やドリンクと一緒に新入社員の自宅へお届けします。

オンライン入社式後にオンライン歓迎会・オンライン懇親会をやる場合は人事担当の準備が2倍に…

ここまでオンライン入社式やオンライン歓迎会のアイデアについて詳しくご紹介してきました。

読んで分かる通り、オンライン入社式を開催する人事担当は、事前に準備をしなくてはならないものがたくさんあります。また、オンライン入社式後にオンライン歓迎会やオンライン懇親会を行う場合、その苦労は2倍ともいえるでしょう。

オンライン入社式後にオンライン歓迎会・オンライン懇親会を行う場合の準備物

オンライン入社式の後にオンライン懇親会やオンライン歓迎会を行う場合は、上記の準備物に加えて、以下を用意する必要があります。

• オンライン歓迎会・懇親会のプログラム、式次第
• 司会者
• 料理、ドリンク
• オンライン歓迎会・懇親会の余興やゲームで使う小道具
• オンライン歓迎会・懇親会の映像、スライドなど
• 景品

新入社員と既存社員はお互い初対面であるケースが多いため、これらの他に「自己紹介用のコンテンツ」なども取り入れる必要があります。さらに、オンライン歓迎会の余興やゲームは、「新入社員のアイスブレイクにもなり、既存社員とコミュニケーションが取れる内容」のものを選ばなくてはなりません。

「オンライン入社式の準備に加え、歓迎会・懇親会の準備も…」さらに「会の趣旨に合うプログラム構成にしなければならない」となると、人事担当者の負担は大きく膨れ上がります。

Partiならオンライン入社式もオンライン歓迎会もすべておまかせOK★

オンライン懇親会向けMC付き料理宅配「Parti(パルティ)」では、オンライン入社式の総合プロデュースも行っています。入社式後の歓迎会、懇親会の準備&当日の進行まで、全ておまかせください。

Partiは、会の企画・準備・当日の司会進行など、オンライン懇親会にまつわる事柄をまるっと代行するサービス。もちろんオンライン入社式や歓迎会にも対応OKです。新入社員の自己紹介にも役立つだけでなく、オンライン懇親会が盛り上がるクイズの考案などもぜひPartiにお任せください◎

オンライン歓迎会の当日は、会にプロ司会者を派遣★お客様のご要望や社風、開催目的に合わせたスムーズな司会進行で、会を盛り上げます。

お客様のオンライン入社式、歓迎会でParti(パルティ)ができること

• 当日の司会
• オンライン入社式、歓迎会の企画総合プロデュース
• オンライン入社式、歓迎会の事前の段取り、準備
• 配信サポート
• 料理・ドリンクの手配
• 余興・ゲームの企画立案、小道具等の準備
• 景品・プレゼントの手配
• 新入社員ウェルカム映像の制作
• 入社記念品などオリジナルグッズの制作　　など

本記事を読んで「オンライン入社式や歓迎会の準備を全て行うのは大変かも…」と思っている人事担当者様は、ぜひ一度ご相談くださいね。

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