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社内/組織内のコミュニケーション不足｜理由と対策方法

この記事の目次

2022年5月17日

こんにちは！MC付き会議室懇親会「DeliPa BiZ(デリパビズ)」です。

社内コミュニケーション活性化を目的としたサービスを展開する当社には、以下のようなお悩みが数多く寄せられます。

「自分の会社って社内コミュニケーションがうまく取れていないように感じる」

「仕事の進捗がうまく共有できないのはコミュニケーションが活発じゃないから？」

「もっと組織内のコニュニケーションが円滑になる方法はない？」

しかし、このような悩み事に反して何が原因かわからないと感じる人も多いのではないでしょうか？

今回は、会社組織がコミュニケーション不足に陥る理由と対策方法について紹介します。

組織内がコミュニケーション不全になる理由や人間関係をよくするトークテーマなどを中心にわかりやすく解説します。

上司はもちろん部下や先輩社員、後輩社員など、社内コミュニケーションに悩んでいる人はぜひ参考にしてみてくださいね。

社内/組織内のコミュニケーション不足に課題を抱える企業が少なくない

会社組織内でのコミュニケーション不足は、多くの企業が課題に感じているポイント。

HR総研が2021年に実施した「社内コミュニケーションに関するアンケート」によると、企業の組織規模に関わらず、７割以上が社内コミュニケーション不足を感じていることがわかりました。

組織コミュニケーション不足_アンケート — 参照元：HR総研「社内コミュニケーションに関するアンケート2021　結果報告」 https://hr-souken.jp/research/2571/

また、組織内でのコミュニケーション不足はコロナ禍以前から課題に上げている企業が多く、日本企業全体の課題とされていることがわかっています。

社内/組織内でコミュニケーション不足を実感する関係性TOP3

アンケート結果で、特に社内コミュニケーション不足を感じる関係TOP3は以下の通りです。

社長や役員などの「経営層」と「社員間」
「部門間」「(本社&地方などの)事業所間」
部長や課長などの「管理職」とその部署・チームに所属する「メンバー間」

仕事では時に自分の所属部署や事業所を超えてやりとりをしなければならないこともあります。もしかし、同じ会社の社員とはいえ、「あまり身近ではない社員」や「顔・性格をよく知らない人」とどうコミュニケーションをとったらいいのかわからないケースも少なくありません。

また、同部署であっても、社内コミュニケーション不足を実感することも。例えば上司部下などの職位の差が障害となり、日頃から気軽な会話がしづらいと感じている人もいます。

社内/組織内で円滑なコミュニケーションが必要な理由

社内や部署・チームなどの組織内コミュニケーションは、仕事の進捗を確認したり、必要な情報共有をするために必要不可欠です。

部署内のメンバー同士がきちんとコミュニケーションをとっていれば、誰かの仕事に遅れが出てもカバーできます。他部署であっても密なコミュニケーションを心がければ、お互いの業務内容把握につながり、仕事がより早く進みます。

テレワーク中はよりこまめなコミュニケーションが大切

最近はコロナ禍の影響によりテレワークを導入する企業が増えています。在宅勤務中の方は、職場にいる時よりもこまめにコミュニケーションをとることを心がけましょう。

その理由は、お互いの仕事の状況がわからないため。

テレワーク下では、お互い別の空間にいるため、「スムーズな情報共有」や「相手の状況を雰囲気から読み取る」ことが困難です。

これが原因となり、業務に遅れが出たり、果ては顧客の信頼を失うほどの大きなミスにつながることもあります。テレワークが定番化した今、組織内でのコミュニケーションは仕事をスムーズに進めるために必要不可欠であるといえるでしょう。

コロナ禍で会社組織がコミュニケーション不足に陥る理由

多くの企業において、そもそもなぜ社内コミュニケーション不足が慢性化してしまうのでしょうか。

コロナ禍によるテレワークの増加に加え、主な理由は3つあります。

雑談の時間が減った
他部署には関わりにくい
社員同士交流できる場所・機会がない

これらの原因を深く理解すれば、自分たちはどんな行動をとればいいのかわかります。それぞれ詳しく解説しますね。

理由その１：雑談の時間が減った

まずは「テレワークの導入により雑談の時間が減ったこと」です。

一見仕事と関係のない雑談ですが、実はたくさんのメリットがあります。「何が趣味なのか」「何に興味があるのか」など、多くの言葉を交わすことで相手がどんな人なのか深く知ることができます。

相手のことを知れば知るほど、その人との関係性が深まります。

新型コロナの感染拡大に合わせてテレワークが普及した日本では、ZOOMなどを用いたリモートでの働き方が定番化してまだ数年ほど。環境の変化に慣れない多くの人たちが、テレワーク中の雑談について悩んでいます。在宅勤務は、オフィス勤務と比べ、お互いの様子がわかりにくい特徴があります。「今話しかけてもいいかな？」と相手の様子を伺い、結果的に口を閉ざしてしまうケースが少なくありません。

理由その２：他部署には関わりにくい

「毎日顔を合わせる部署内のメンバーではよくコミュニケーションが取れているけど、他部署の人とはあまりコミュニケーションが取れていない」と感じる人も少なくありません。他部署のメンバーとコミュニケーションがとりづらいのは、以下の要因が考えられます。

物理的距離を感じる(例：事業所が遠い、オフィスの階が違う、パーテーションで区切られているなど)
業務内容が大きく異なるため社員同士が関わる機会がない
オフィスに居る時間が少ない(例：出張が多い、時短勤務者が多いなど)

理由その３：社員同士交流できる場所・機会がない

最後は「コミュニケーションが取れる場所やきっかけが少ないこと」です。

日々の業務に追われ、組織内のメンバー間で交流を持つ機会がないケースもよく耳にします。新型コロナ以前は「残業後の飲み会」もあったけれど、感染リスクがつきまとう今、飲み会禁止令が出ている会社も。その上テレワークで家から出ないとなると、社員同士のコミュニケーションがどんどん減ってしまいます。

これらの課題を解決するため、社内イベント・社内行事の開催に踏み切る企業も多いですね。

コミュニケーションが不足している会社組織の末路…

本記事を読んでいる皆さんが気になっていることのひとつが、「組織内のコミュニケーション不足が招く悲劇」について。

「今はみんなそれなりに働いているし、問題ないんじゃないか？」と思いますが、社内コミュニケーション不足と長期間続くと、組織にとって大きなデメリットにつながるのです。

社内/組織のコミュニケーション停滞が生む4つのデメリット

ストレス解消ができない
離職率アップ
ミスが増える
スキルアップができない

これらのデメリットについて、それぞれ詳しく解説します。

ストレス解消ができない

仕事のストレスと人間関係は切っても切り離せません。

多くのストレスは、人間関係が絡んでいると言っても良いでしょう。職場でのストレスが増えると、心や身体に不調を来たし、休職・退職の原因となる可能性も。

これを回避するためには、身近な社員との活発なコミュニケーションが鍵を握ります。

まずは上司や同僚と相談をしやすい環境づくりが第一。この他に専門家を招いたコミュニケーション研修やチャットツール等を導入すると良いでしょう。

離職率アップ

コミュニケーション不足の慢性化は、離職率の上昇にもつながります。

人間関係の悩みや職場のストレスを抱えたまま長期間過ごすと、仕事に対するモチベーションが下がるだけでなく、心身に不調を抱えるケースも少なくありません。

そんなとき、周囲に相談できる人がいないと、誰にも心のうちを話せぬまま退職の道を選んでしまうことも…。

そうならないために日頃からコミュニケーションを心がけましょう。オンライン懇親会やランチミーティングを開催しても良いですね。案外、ちょっとした雑談から「モチベーションが下がっていないか」「悩んでいることはないか」わかることもあります。

ミスが増える

組織内のコミュニケーション不足が慢性化すると、ちょっとしたミスが増えていきます。

報連相という言葉がある通り、仕事において「報告・連絡・相談」は大切な事柄です。自身の仕事の進捗状況を要所要所で伝えておくことで、大きなミスを未然に防ぐことができます。

スムーズな報連相を実現するためには、コミュニケーションが取りやすい関係性を構築する必要があります。上司部下、同僚同士が気軽に声をかけられる環境下では、大きなミスが発生しにくいでしょう。

スキルアップができない

組織内のコミュニケーション不足は、社員個人のスキルアップも妨げます。

多くの仕事は、社員間のチームワークが必要不可欠です。わからないことを質問しあったり、相談し合うことで、スムーズに業務を進めることができます。円滑なコミュニケーションは、お互いの知識を増やし、業務効率を高める効果もあるのです。

特に新入社員は、経験を積んだ上司や先輩社員と交流する機会を設けると良いでしょう。仕事に必要なスキルや資格についてよく知れるだけでなく、楽しくコミュニケーションをとりながら、自然とスキルアップへの道筋が見えてきます。

社内/組織内で円滑な社内コミュニケーションのカギを握るのは人間関係

長期間の社内コミュニケーション不足は、会社組織や人材に大きなダメージを与えます。これを防止するためには、いい人間関係を築ける環境づくりが重要です。

人間関係が良くなると、組織にもたくさんのメリットが生まれます。特徴的な4つのメリットは以下の通りです。

人間関係が良い会社/組織に生まれる4つのメリット

上司部下の風通しが良いとアイデアが生まれやすい
相談しやすい関係性を構築すれば離職率が下がる
仕事の効率と組織の生産性が上がる
健康に働ける

上司部下の風通しがいいとアイデアが生まれやすい

社会人あるあるとして「アイデアが浮かんでも、上司や先輩社員に萎縮してしまって提案できない」という話を耳にします。たしかに職位や年齢に差があると、なかなか自信を持って話すことは難しいものです。

しかし、そのアイデアには会社に大きなメリットをもたらす可能性が秘められているかもしれません。ちょっとしたひらめきがいつか大きな成功につながることも大いにあり得るのです。

まずは部下が自身のアイデアを気軽に提案できる、風通しのいい関係を構築するのが理想といえます。

相談しやすい関係性を構築すれば離職率も下がる

まずは、身近な社員同士、相談しやすい関係性構築を目指しましょう。

(組織の規模にもよりますが)職場の人間関係で最も身近なのは、上司部下/先輩後輩です。しかし、相談しやすい関係性を作ると言われても、なかなか難しいと考えている人も多いかもしれません。特に部下にあたる方の場合、「いつも忙しそう」「こんなことを相談したら怒られるかもしれない」など、気軽に相談できないさまざまな理由があります。

これは危険信号です。

相談事をもちかけることができないまま、問題や質問を放置してしまうと、大きなミスにつながる可能性が膨れ上がります。さらに、相談したいことの内容によっては、突然の離職につながることもおおいにありえることなのです。

部下が相談しやすい環境を作るには、上司や先輩社員が積極的にコミュニケーションをとるのが大切。挨拶はもちろん、移動中の雑談などちょっとした声がけをするよう心がけると良いでしょう。

仕事の効率と組織の生産性が上がる

人間関係がいい職場は、仕事の効率や組織の生産性が上がる傾向があります。

コミュニケーション不足のチームは、お互いの仕事の進捗が見えづらいもの。そのためメンバーと協力しあったほうがより効率的な作業であっても、「そもそもフォローが必要なのかわからない」「どんな仕事をしているのかわからないから自分に手伝えるか判断できない」という事態が発生してしまいます。

仕事の効率を上げるには、密なコミュニケーションを心がけましょう。お互いをフォローできるチームビルディングが成功すれば、自ずと組織の生産性も向上します。

健康に働くことができる

「ストレス化社会」という言葉もある通り、働く大人の多くはストレスを抱えています。長期間、大きなストレスを感じ続けることは、心身に悪影響を及ぼしかねません。

会社組織で健康に長く働き続けるために、良好な人間関係を築くのをおすすめします。部署内の飲み会やオンライン懇親会などで、“ガス抜き”できる機会を作ると良いですね。

社内コミュニケーション不足の改善対策方法《上司編》

そこで次は、上司から部下へのコミュニケーション不足改善方法をご紹介します。

「無理なく」「プライベートな時間を邪魔せずに」部下と交流する機会を設けよう

テレワークが主流となり、部下と会話する機会が減った方も少なくないのではないでしょうか？だからといって「無理に飲み会に連れ出すのも…」「プライベートな時間を邪魔されたくないだろうし」と思っている方もたくさんいるでしょう。

しかし「無理のない範囲で」「プライベートな時間を邪魔せずに」であれば、部下もコミュニケーションに対して積極的になってくれるのではないでしょうか？

テレワーク中の社内コミュニケーションはランチミーティングや社内オンラインイベントがおすすめ

テレワーク中であれば、昼休みのランチミーティングを設定しても◎ きちんと休憩時間に収まる範囲であれば、無理なく参加できます。また「新入社員のオンライン歓迎会」「四半期ごとのオンライン納会」などの社内行事を行うのも良いでしょう。

部下との交流が盛り上がるトークテーマ

せっかく交流の機会を設けても、なかなか会話が盛り上がらなければ意味がありません。しかし仕事の話だけでは、なかなかお互いの人となりがわかりにくいもの。

そのため、プライベートに踏み込みすぎないトークテーマで様子を見るのが◎

例えば

部下の自己紹介を掘り下げる質問を投げかける
座右の銘
学生時代の部活動
大学時代に学んでいたこと
会社の近くの美味しい飲食店
社食でおすすめの料理
好きな食べ物・嫌いな食べ物　　など

どんなトークテーマであっても、自分の話はほどほどに、部下の話には積極的に耳を傾けると良いでしょう。

新入社員の部下の緊張を解くにはアイスブレイクが有効

新卒入社の社員や他新入社員は、多くの場合、緊張感を抱えています。気軽に声をかけたり、スピーチできる場を設けても、緊張感が妨げとなりなかなか積極的にコミュニケーションがとれないことも。

そのような場合は、アイスブレイクの手法を取り入れてみると良いでしょう。オンラインでも使えるアイスブレイクのアイデアを以下の記事にまとめています。ぜひ参考にしてくださいね。

オンライン新入社員研修のアイスブレイク5選★プロが詳しく解説します！

セクハラと思われるかも！？部下と話す際に注意するポイント

「部下と積極的に交流したいけれどセクハラと思われたらどうしよう？」と不安を抱えている方もいるかもしれませんね。

社員と話す際、相手の外見や容姿に言及するのは御法度です。もちろんやましい気持ちがあっての発言は厳禁ですが、例え善かれと思っての発言でも、必ずしも相手がポジティブに捉えるとは限りません。

相手を褒める際は、仕事ぶりについて伝えるのがおすすめ。

例えば「〇〇さんの電話対応が良かったってお客さんから言われたよ」というとほめられた相手もうれしくなります。

このように、仕事にまつわるポジティブな話題をふるのが良いでしょう。

社内コミュニケーション不足の改善対策方法《部下編》

社内コミュニケーションでは、上司から部下への働きかけが多いもの。しかし、部下から上司に働きかけるのもおすすめです。

上司とのコミュニケーションの第一歩は“質問”

とはいえ、突然「飲みに行きましょう！」と誘うのは、なかなかハードルが高いと感じる方も多いもの。上司とコミュニケーションをとりたい部下の方は、まず“質問”から始めてみると良いでしょう。

といっても、「質問ならいつも仕事中にしている」と感じる方もいるかもしれません。ここでいう“質問”とは、“仕事とは直接的に関係ないけれど、今後の仕事に役立ちそうな質問”です。

例えば

仕事に必要な資格・スキルを取得した際の話
上司が以前転勤していた地方支社の話
上司が初めて契約をとった時の話　など

「今後に役立てたいので…」と前置きをして尋ねると、上司も話しやすいでしょう。

上司との交流が盛り上がるトークテーマ

まずは趣味について尋ねてみるのも◎

共通の趣味があれば、一気に盛り上がり、相手との距離がグッと縮まります。しかし、偶然にも同じ趣味があるとは限りません。その際は、相手の反応を見ながら少しずつ深掘りすると良いでしょう。

例えば、上司の趣味が読書だったら「最近はどんな本を読みましたか？」や「好きな作家さんって誰ですか？」、「読書の面白さってなんですか？」と少しずつ深掘りしていくと会話が盛り上がります。

なかには「趣味なんてないなぁ」と答える上司もいるかもしれません。そんなときは「興味があることはなんですか？」と聞いて、話を広げていくこともできますので試してくださいね。

社内コミュニケーション不足の改善対策方法《先輩・後輩編》

先輩は、時に教育係として後輩を指導する立場です。上司と部下の関係とは違った関係になりますよね。

先輩後輩は距離感を生かしたコミュニケーションを

先輩社員と後輩社員の年齢が近い場合、上司よりもお互いを身近に感じられることも多いのではないでしょうか。

先輩社員は、距離感を生かしたコミュニケーションを心がけると◎上司に怒られて凹んでいる後輩のフォローをしたり、悩み事はないか気を配ると良いでしょう。

ただし、あまりに距離を縮めすぎてハラスメントを疑われるリスクもあるため、注意も必要です。

先輩後輩とのトークテーマ

上司よりもぐっと身近な先輩後輩。お互いの距離感と打ち解け具合にもよりますが、“ホンネ”に迫った話題を投げかけても良いかもしれません。

例

先輩→後輩に話しかける場合	業務で困っていることはないか仕事で楽しかったこと/うれしかったこと　など
後輩→先輩に話しかける場合	先輩が新入社員だった頃のこと先輩が社内/組織内で目指しているもの　など