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オンライン懇親会はつまらないって本当？リアル幹事の苦労と改善ポイント

この記事の目次

2022年4月1日

こんにちは！オンライン懇親会向け料理宅配DeliPa(デリパ)です。

DeliPaはサービス提供後、法人&団体を中心とする数多くのお客様にご利用いただいてまいりました。オンライン懇親会後、当社スタッフが幹事様とお話をさせていただく際に、「オンライン懇親会って大変な割につまらないと思っていました！」というホンネに触れる機会も…。

今回は、なぜオンライン懇親会は“大変なのにつまらない”というイメージがあるのか、果たしてそれは本当なのか、その理由も交えて紐解いていきます！

実は参加者の約86%が「オンライン懇親会に満足」している

まずはオンライン懇親会にまつわる世間一般の声をリサーチしてみました。

オンライン懇親会つまらない_参加者アンケート — アンケート結果参照元　https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000346.000004635.html

2021年に行われたオンライン懇親会にまつわるアンケートによると、「Q.オンライン懇親会に参加して満足することができましたか？」の問いに、「大変満足」と回答したのは全体の27%。次点の「満足(59%)」を合わせると、約86%の参加者が「オンライン懇親会に満足している」という結果に。

「オンライン懇親会は大変なのにつまらない」というイメージに反して、実際に参加した方々の満足度はかなり高いようです。

オンライン懇親会の参加者満足度が高い理由

では、9割近い参加者の面々は、なぜ「満足」と回答したのでしょうか？オンライン懇親会の参加者満足度が高いのには、以下のような理由が挙げられます。

テレワーク中の楽しみ
社員同士の仲が深まる
ゲームや余興で盛り上がれる
新入社員や内定者の紹介の場になる
会社のレクリエーション費で美味しい料理が食べられる
会社から社員への労いができる　など

近年は新型コロナの影響で在宅勤務がメインとなり、気軽に飲みに出かけることも減りました。

そのような背景がある中、「オンライン懇親会や飲み会は、社員同士がコミュニケーションを深められる貴重な機会」と捉えられているようです。

「オンライン懇親会って大変なのにつまらない」と感じているのは幹事かも？

上記のアンケート結果から見る通り、参加者満足度が高いオンライン懇親会。しかしその反面、「オンライン懇親会は大変なのにつまらない」という声も漏れ聴こえます。

実はそう感じているのは参加者ではなく、オンライン懇親会を取り仕切る幹事側かもしれません。

幹事が「オンライン懇親会は大変なのにつまらない」と感じる理由

オンライン懇親会の幹事には、事前準備や司会進行、WEB会議ツールの操作など、リアルの飲み会や懇親会同様の苦労があります。その上、多くの幹事はオンライン懇親会の経験が少なく、慣れない中で幹事業務をこなさなければなりません。特に社長や役員が参加するオンライン懇親会は、「絶対に失敗できない…！」とプレッシャーを抱えているケースも。

そのため「参加者と同じ目線でオンライン懇親会を楽しむのは難しい」「当日は進行に徹さないといけないのでつまらない」と考えている幹事様が多いのではないでしょうか。

5000社が利用！オンライン懇親会のプロ「DeliPa(デリパ)」が感じた幹事の苦労ポイント

DeliPa(デリパ)はオンライン懇親会向け料理宅配サービスです。2021年2月に配送エリアを全国に拡大し、現在5000社の企業様にご利用いただいています(2022年2月時点)

料理の宅配に加え、オンラインパーティ向け司会者派遣「Parti(パルティ)」も提供スタート。

料理と司会の両面から、お客様のオンライン懇親会をサポートしてまいりました。

これらの経験から、幹事様が「オンライン懇親会は大変だ」と感じるポイントについて詳しくご紹介します。

法人利用急増中！幹事に選ばれるオンライン懇親会向け料理宅配「DeliPa」サービスガイド

DeliPa(デリパ)は、充実したプラン展開とオンライン懇親会幹事様に寄り添ったサービス展開が特徴です。

「参加者の住所取りまとめ不要」「送料込みの価格表示」などの利点から、数多くの法人・団体様に選ばれています。

DeliPaサービスガイドはこちら

オンライン懇親会幹事の苦労ポイントその１：スケジュール調整

まずはオンライン懇親会のスケジュール調整です。レストランや居酒屋などの会場を抑える必要がないオンライン懇親会であっても、スケジュール調整は必要です。

例えば、同じ部署やチームの数名で行うオンライン懇親会であれば、さほど苦労はありません。しかし、大人数が参加する大規模なオンライン懇親会ほど、スケジュール調整が大変です。

特に社長や役員も参加する場合、オンライン懇親会の候補日程が少ないことも。事前準備にかける期間から逆算するにも、「いつ頃からスケジューリングすればいいかわからない」と悩む幹事様も少なくありません。

オンライン懇親会幹事の苦労ポイントその2：料理／ドリンク／景品の手配

オンライン懇親会には料理とドリンクが欠かせません。美味しい料理と飲み物は、参加者の会話を盛り上げるキッカケにも最適です。

社内のオンライン懇親会に料理&ドリンクを手配する場合、「会社が準備するor参加者がそれぞれ準備する」のいずれかです。参加者が10名を超える場合、オンライン懇親会向け料理宅配やデリバリーを活用し、幹事が手配するケースが多いですね。料理やドリンクの手配も、幹事の大きな負担のひとつといえるでしょう。

参加人数分の料理&ドリンクの手配

大人数が参加するオンライン懇親会では、参加者全員に喜ばれる料理&ドリンク選びも難しいもの。

中にはお酒にこだわりがある人もいれば、体質的にお酒が飲めない方も。参加者全員にマッチする料理&ドリンクをセレクトするのは至難の業です。

各参加者の配送先住所の管理&配送

もしオンライン懇親会向け料理宅配サービスを使わずに、料理&ドリンクの手配をする場合、ネックになるのが各参加者への配送です。幹事は、各参加者の名簿・住所録を作成し、配送の手配をする必要があります。

これは大きな手間となるだけでなく、「個人情報の漏洩リスクを背負いたくない」「配送ミスが生じたらどうしよう…」と感じる方が多数派でしょう。

景品やギフトの準備&手配

オンライン忘年会やオンライン入社式などの社内イベントでは、景品やギフトを用意する企業が増えています。これらの景品やギフトの準備も幹事の苦労のひとつです。

まずは参加者に喜ばれる景品・ギフト選び。全体予算とすり合わせながら、参加者がもらったら嬉しい品を、最適な数用意する必要があります。

そしてオンライン懇親会では、景品やギフトをその場で手渡しすることができません。料理やドリンクと同梱するのか、それとも別日に追って配送するのか、“渡し方の段取り”もきちんと決めておかなければならないのです。

また、景品やギフトを事前に購入する場合、参加者に渡すまでの保管場所も考えておく必要があるでしょう。

オンライン懇親会幹事の苦労ポイントその３：会の企画&進行の段取り

オンライン懇親会の盛り上がりを左右するポイントのひとつに、会の企画や進行があります。

オンライン懇親会は、普通の飲み会や懇親会のように、隣に座った人と気軽に話すことができません。リアルの会であれば、場の空気や雰囲気に合わせて自然と雑談できるもの。しかしオンラインでは、そう簡単にいきません。

時には各参加者の回線状況によってタイムラグが発生し、話しづらいと感じることも。参加者が「いつ話しかけたらいいんだろう？」「発言がかぶっちゃうから一旦黙っておこう」と思っているうちに、ほとんど会話できずに会が終わることも少なくないのです。

実際のところ、オンライン懇親会の企画や進行にひと工夫すれば、参加者が話しやすい空間づくりは可能です。しかし、オンライン懇親会の経験が少ない幹事は、どのような企画にすれば参加者全員が楽しめる会になるかわからず、頭を抱えるケースも少なくないようです。

入社式や内定者懇親会などの社内イベントはさらに困惑！オンラインの企画と進行

近しいメンバーが参加する気軽なオンライン懇親会では、共通の話題も多いため、自然と歓談タイムに移行するかもしれません。しかし、社長や役員も参加する社内イベントの企画は、アイデアやノウハウなしではなかなか難しいもの。

例えば…

内定者懇親会
オンライン入社式
オンライン歓迎会、オンライン送別会
大規模なオンライン忘年会　など

特にこれらの社内オンラインイベントは、きちんとした段取りが必要とされます。

しかしリアルの内定者懇親会や入社式の企画・進行を、そのまま流用できる箇所はごく一部。工夫をするにもどうすればいいのかわからない、と考えている幹事様が多いようですね。

オンライン懇親会幹事の苦労ポイントその４：盛り上がるゲーム・余興がわからない

参加者全員が楽しめるオンライン懇親会にするには、社風にマッチするゲームや余興が必要です。

チーム対抗戦ゲームなどのレクリエーションは、社員間の会話を盛り上げるだけでなく、新入社員のアイスブレイクにも◎歓談タイムのみだとダラダラ進行しがちですが、ゲーム等の余興を盛り込むことで進行にメリハリがついて、参加者全員が楽しめる会になります。

オンライン懇親会の幹事は、会に盛り込むゲームや余興も考えなければなりません。しかし、経験やノウハウがないため、「アイデアが浮かばない…」と壁にぶつかることも。

ゲームや余興に使うアイテムの手配&発送も幹事の負担に

オンライン懇親会は、時にアイテムが必要なゲーム・余興を盛り込むことがあります。

アイテムとは、例えば「ビンゴゲームに使う“ビンゴカード”」や「チーム対抗戦で各チームメンバーが着る“チームTシャツ”」など。幹事はこれらのアイテムを事前に各参加者へ発送しておく必要があります。

これは「リアルの懇親会に比べて段取りが多い＝大変」と感じる一因かもしれません。

オンライン懇親会幹事の苦労ポイントその４：当日の司会進行

社内でオンライン懇親会を開催する場合、当日の司会進行についても考えなければなりません。司会者については以下2パターンのいずれかを採用する幹事様が多いですね。

幹事自身が司会者を務める
司会進行が得意な社内メンバーに協力を仰ぐ

どちらのパターンであれ、ぶっつけ本番で司会を行うケースはそう多くありません。多くの幹事が、事前に司会者用の進行台本を作成し、練習を重ね、当日に臨みます。

オンライン懇親会の司会者は大変…リアル幹事のお悩みエピソード

過去に司会者を務めた経験がある幹事様から、このようなお悩みが寄せられました。

司会者のノウハウがないためどのように進行すればいいかわからない。
参加者の盛り上げ方がわからない。
(WEB会議ツールの操作や進行に)トラブルがあった際、アドリブで対応できない。
あがり症のため、参加者から注目される司会者はできればやりたくない。

たしかに司会者を務める幹事がこれらの不安を抱えたまま、参加者と一緒にオンライン懇親会を楽しむのは難しいかもしれません。

オンライン懇親会幹事の苦労ポイントその５：ZOOMの機能&操作がわからない

WEB会議ツールを活用して行うオンライン懇親会。ユーザーの多さや使い勝手の良さから、ZOOMを用いるケースが増えています。

オンライン懇親会当日、ZOOMの操作をするのも幹事の役割です。しかし、「普段の会議や打ち合わせで使うのは『ビデオ通話』と『画面共有』くらい」という人がほとんど。ZOOMの機能・操作に関する参加者の質問に対応できず、焦った経験がある幹事様も少なくないようです。

オンライン懇親会でよく使われるZOOM機能

オンライン懇親会で使われるZOOMの機能は、例えば以下のようなものがあります。

画面共有
スポットライト機能
チャット機能
背景設定
ブレイクアウトルーム機能(チーム対抗戦ゲームや少人数に分かれての歓談タイムなど)

各機能について不安がある幹事様は、事前に使い方を調べ、練習しておく必要があるでしょう。

オンライン懇親会幹事の苦労ポイントその６：精算が面倒

社内のオンライン懇親会の場合、料理やドリンク、景品などの諸費用は、会社負担になるケースがほとんどです。その場合、レクリエーション費や福利厚生費がこれに充てられます。これらの経費を精算する際の取りまとめも幹事の仕事です。

オンライン懇親会の参加者がそれぞれ料理やドリンクを購入すると、後々の精算がとても大変です。幹事は参加者ひとりひとりから領収書を預かり、チェックし、経理担当に経費精算依頼をかけなければなりません。取りまとめる幹事や経理担当の負担はとても大きいといえるでしょう。

精算がラクなオンライン懇親会向け料理宅配サービス。しかし“送料”に注意

これを回避しようと、参加者の料理・ドリンクを一括注文できるオンライン懇親会向け料理宅配サービスを活用する会社が増えています。参加者全員の請求を一本化できるため、後々の精算の手間を考えればとても便利なサービス。

しかし、利用する際に必ず確認しておきたいポイントがあります。それは送料です。

オンライン懇親会の参加者が全国各地に点在している場合、配送エリアによって送料が異なるケースがあります。そうすると1人あたりの料理・ドリンク費用がまちまちになります。「精算はラクだけど参加者によって費用が異なるため、結果としてオンライン懇親会の全体予算がオーバーしてしまった」という事態を招きかねないので要注意です。