テレワーク期間の社内コミュニケーションを活性化させる工夫ポイント&事例5選

今ではすっかり一般的になったテレワーク。

「時間が有効に使えるようになった」「通勤距離を気にしなくても良くなった」など利便性も優れた働き方ですが、もちろんそれだけではありません。

システムやネット、パソコンなどの環境面が整っていくにつれ、新たな課題として浮き彫りになったのが、”社内のコミュニケーション不足”です。

社内のコミュニケーション不足をそのままにしておくと、社員のパフォーマンス低下に繋がったり離職率が上がったりと、企業にはマイナスな事ばかり…。

社内コミュニケーションを円滑にしたいと考える人事担当者様や管理職の方もたくさんいるはず。とはいえ、社員同士が離れて働いている環境ではなにかと弊害も多いものです。

そんな方向けに、『テレワーク下の社内コミュニケーション活性化を実現した事例紹介と工夫ポイント』についてご紹介します。

会議室懇親会の「DeliPa BIZ」推奨事例★プロのノウハウを活かしてテレワーク中の社内コミュニケーション活性化を目指そう！

DeliPa BIZとは、企業・団体様向けのレクリエーションプログラムサービスのこと。

御社の社内会議室へ【遊び感覚でコミュニケーションが深まるミニゲームプログラム】をお届けいたします。さらに「懇親会用の料理やドリンクのケータリング」や「オンライン参加を組み合わせたハイブリット開催の配信サポート」など、社内イベントの総合プロデュースが可能です。

NEO FLAG.ではDeliPa BIZに加え、「オンライン懇親会向け料理宅配DeliPa (デリパ)」「オンライン懇親会用MC付き料理宅配Parti(パルティ)」などのオンライン懇親会向けサービスも多数展開。

5000社に選ばれた確かな実績から、社内コミュニケーションを活性化させる事例&工夫ポイントをお伝えいたします。

テレワークで活発な社内コミュニケーションが困難に

テレワーカーを対象に「テレワークに切り替えて、どのような変化があったか」というアンケート調査を実施したところ、ネガティブな変化の1位に「上司・同僚とのコミュニケーションが減った、難しい」という回答がありました。

テレワークのデメリットとしてよく耳にする”コミュニケーション不足”が1位にランクインしたのはやはりというべきでしょうか。

同僚とのランチや会議の空き時間に上司とする世間話など、普段何気なく行っていたコミュニケーションそのものが減少し、テレワークで社内コミュニケーションを活発に行うことが困難になってきていますよね…。

雑談や世間話は社員が抱える問題を解決する効果もあり、ビジネスのヒントやトラブルなどを示すシグナルも隠されています！

そんなリアルでの”社内コミュニケーション”を補うためには、さまざまな工夫が求められそうです。

社内コミュニケーションの減少がパフォーマンス低下に繋がる可能性も

管理職向けに行われたアンケートの中で「出社勤務時と比べて在宅勤務によるチームのパフォーマンスに変化はあったと感じますか」という質問に対し、パフォーマンスが低下したと回答した方もチラホラ。

そんなパフォーマンス低下の理由として、「コミュニケーションの低下（70.0％）」「各人の業務状況の把握が困難（58.8％）」という回答が1・2位にランクインしました。

リモートワークが一般的になってからは「リモートワークに向かない職場・環境」だからという回答が減り、その一方で「各人の業務状況の把握が困難」「各人への十分な個別指導が困難」という管理職の回答が増加しています。管理職の方も部下とのコミュニケーションの低下や、各々の業務の把握や指導が難しいと感じているようです。

社内コミュニケーションが低下すると、社員一人一人のパフォーマンスが下がってしまうのかもしれませんね。リモートワークの環境が出来上がるにつれ、管理職の社員へのマネジメント能力も重要視される傾向にあります。

社員のパフォーマンス低下が招く事態とは？

社員のパフォーマンスが低下してしまうと、このような事態を招いてしまうかもしれません。

• 伝達ミスが増える
• 生産効率が下がる
• 残業が増える
• ビジネスアイデアがうまく浮かばない
• 職場の空気が悪くなる

これらは従業員だけでなく企業にとっても大きなマイナス。できる限り回避しなければいけません。

そのためにも、テレワーク中の社内コミュニケーションの課題を一つずつ解決していきましょう！

テレワーク中の社内コミュニケーション課題を解決する工夫ポイント4つ

ここからは”社内コミュニケーションの課題”を解決する工夫ポイントをご紹介します。

テレワーク中の社員は、さまざまな不安(健康面・メンタルバランス・業務量など)を抱えています。そんな不安を少しでも軽くするために、すぐに実践しやすい方法をピックアップしました。

各ポイントのメリットについても記載しているので、そちらも制度導入の参考にしてくださいね。

工夫ポイントその1. コミュニケーションツールを導入する

チャットツールやWEB会議ツールをまだ導入していない場合は、コミュニケーションツールを業務に取り入れることから始めてみましょう。

コミュニケーションツールを導入すると、テレワーク時でも相手とスムーズに連絡が取りやすいです。また、チャットツールの使用ルールを決めておくとトラブルを事前に防ぐことも可能！

コミュニケーションツールを導入するメリット

• 相手の顔が見えないストレスや孤独感を和らげる
• スケジュールを公開して部署内で共有すれば「自分だけ業務が多いのでは？」という不平等感もなくなる

テレワークで使えるチャットツール・WEB会議ツール

Slack(スラック)	チャットツール	https://slack.com/intl/ja-jp/
chatwork(チャットワーク)	チャットツール	https://go.chatwork.com/ja/
ZOOM(ズーム)	WEB会議ツール	https://explore.zoom.us/ja/products/meetings/

工夫ポイントその2. 管理者によるマメな声がけ

テレワーク中だからこそ、管理者の方は社員に対し「マメな声がけ」を意識しましょう。

特に新入社員や異動してきたばかりの社員には積極的に話しかけると◎コロナ禍なので、体調に変わりがないかも一緒に聞くと良いですね。

声がけをする事によって、「各人の業務状況の把握が困難」という管理者の悩みも解消できます。

ただし、部下を監視するような姿勢や高圧的な話し方はNG。「社員のモチベーション低下」や「パワハラと思われかねない」ため、注意が必要です。

管理者がマメな声がけをするメリット

• テレワークで怠りがちな進捗確認や情報共有を促せる
• 新入社員のアイスブレイクになる
• 社員の離職防止に繋がる
• ちょっとした体調変化に気づける
• コミュニケーションのハードルが下がる

工夫ポイントその3.定期的な息抜き、ガス抜き

コロナ禍以前、出社していた頃は、同僚とのランチやお菓子タイム、飲み会、喫煙等で定期的に息抜きが出来ていました。しかし、テレワーク中だと休むタイミングを図るのも難しいですよね。

会社が主導となり、「10時と15時はおやつタイム」「毎月第3金曜日はオンライン飲み会」など定期的な息抜き・ガス抜きのタイミングを作るのも◎成果が上がった日やプロジェクトが終わったタイミングなど、キリの良い日に「オンラインお疲れさま会」としても良いでしょう。

子育て世代の社員が多い企業は、ランチミーティングを開催してもいいかもしれません。

テレワーク中に適度な息抜き、ガス抜きをするメリット

• 休憩時間のタイミングを決めることで業務にメリハリが付く
• 社員同士の息抜き頻度の差を防げる
• 活発なコミュニケーションを促せる

工夫ポイントその4.テレワークでも使える福利厚生の拡充

テレワークになりレクリエーション費や社員の交通費が余っている企業の声をよく聞きます。在宅勤務がメインになったため、オフィスを移転し、事務所の家賃が浮いた企業も。その費用をテレワークでも使える福利厚生の拡充にあてる会社も増加しました。

福利厚生を充実させれば、在宅勤務になった社員の満足度を上げる効果も期待出来ます。

テレワークでも使える福利厚生の例

その１：サブスク費用の会社負担

現在は、テレワークに特化したサブスクリプションサービスも増えてきています。

• オフィスで使う家具のサブスク
• コワーキングスペースのサブスク
• 宿泊サービスのサブスク(宿泊施設でテレワークが可能)

その２：オンライン懇親会向け料理宅配の法人契約

さきほど工夫ポイントその3でご紹介した、「オンライン飲み会やランチミーティングなどのオンライン懇親会向け料理宅配サービス」もテレワーク中の福利厚生にピッタリ。

予算に合わせてフードメニューやドリンクの有無などを選べるので、法人でも管理しやすいのが特徴です。

その３：オンライン旅行

コロナ禍で旅行の頻度が減ったいま、旅行会社各社がオンライン旅行に力を入れています。

オンライン旅行は、普段行けないような海外の絶景を楽しめたり、お土産付きプランが用意されていたりと内容も充実しており、価格も数千円〜数万円程度と割安。

会社負担も高額にならないので、中止になった社員旅行の代替案としてオンライン旅行を企画するのも良いでしょう。

テレワーク中の社内コミュニケーション課題を解決した企業の事例紹介

ここからは実際に社内コミュニケーション課題を解決した「企業の事例」を見ていきましょう。

今流行りのオンライン旅行を導入したり、バーチャル空間を利用した懇親会を企画したりと各社コミュニケーション不足を解消するための施策を立てています。

事例その1：オンライン旅行の導入で楽しいコミュニケーションが実現(イオンクレジットサービスユニオン)

会社名	イオンクレジットサービスユニオン
利用人数	71名
導入したサービス	オンライン旅行
サービス名	世界一周オンラインツアー

「HISのオンライン旅行」を活用

HISのオンライン旅行とはオンラインを通じて、国内・海外問わず観光地の旅行を疑似体験出来るサービスです。

• 参加者全員で非日常を味わえる
• 旅行に行った気分になれる
• オンラインなのでリアルタイムで現地と繋がれる

など利用するメリットもたくさんあります。

オンライン旅行ならコロナ禍で中止だった社員旅行も実現可

部署や役職を超えて、交流を深められる社員旅行。しかしながら、現在は新型コロナの影響で中止となる企業がほとんど…。

イオンクレジットサービスユニオンは、「リアルイベントの実施は難しくても“組合員同士で繋がりが持てるレクリエーション”を取り入れたい」という思いのもと、オンライン旅行を実施しました。集客のための周知期間をしっかり設け、オンラインツアー実施日の1か月半前に告知を開始しました。

案内状（チラシ）を配信した後も、余裕をもったスケジューリングにしています。申込期間は2〜3週間程設け、オンラインツアーの約1か月前に申込締切日を設定しました。

今回の事例では、オンラインツアーの企画から当日までの準備期間は約3か月と長め。

しかしながら、HIS担当者と幹事が連携を取り、実施日までのスケジュールを調整すれば短い準備期間でも実施することが可能との事です。この点もオンライン旅行の手軽さを活かしたメリットではないでしょうか。

オンラインツアー前日の夜にはお弁当を届けて一体感を出し、当日は参加メンバーに楽しんでもらえたそうです。

事例その2：oViceを導入したオンライン懇親会で社内表彰が盛り上がった(エン・ジャパン株式会社)

会社名	エン・ジャパン株式会社
利用人数	80人
導入したサービス	バーチャルオフィス空間
サービス名	oVice宴会

バーチャル空間でオンラインコミュニケーションができる「oVice」

oVice(オヴィス)とは、オンライン上でまるでリアルのようなコミュニケーションが実現できるバーチャル空間サービスのことです。

WEB上で自分のアバターを動かし、相手のアバターに近づけると話しかけることが可能。自分のアバターに近い声は大きく、遠くの声は小さく聞こえるという画期的なシステムにより、リアルなオフィス空間を体感できます。

またプランも少人数〜数百人までチョイスOK。会社の規模にマッチしたプランを導入できます。

アバター×バーチャル空間で新たなオンライン体験が実現

oViceでは、自身の分身=アバターがいることで、リアルで話しているかのような空間を体感できます。

テレワークで困難だった社員同士の雑談などの気軽なコミュニケーションが取りやすい効果もあります。また、込み入った話をしたい時は「oVice内の会議室」に入れば、他の社員に内容を聞かれる心配もありません。

リモートワークのコミュニケーション不足を解消してくれるツールと言えますね。

oViceの仕組みを利用したオンライン懇親会を開催

エン・ジャパン株式会社では社内表彰の景品として「oVice宴会」を開催しました。

景品としてギフト券を贈呈する予定でしたが、会社からの労いをよりリアルに感じられる「体験型の景品」に変更したそう。その他にも参加者が楽しめる工夫を凝らしたoVice宴会が採用されました。

参加は任意ではありましたが、参加者を募ったところ普段は飲み会に参加しないようなメンバーからも反応が。オンライン懇親会を開催したことで、ポジティブなリアクションが集まったといいます。

oViceを活用しオンライン懇親会を開催する際のポイント

もしoViceを活用したオンライン懇親会を開催する場合には、以下のポイントを押さえておくとより楽しめるでしょう。

• 参加者へ事前にリアクションツールの使い方を説明しておく(拍手やドラムを鳴らす機能など)
• 無言になるタイミングもあるので常にBGMを流しておく

事例その3：オンライン部活動の発足で社員の絆が深まる

会社名	株式会社ランクアップほか多数
利用人数	不明

「オンライン部活動」とは

業務以外の趣味を通じて、社員同士がコミュニケーションを取れるのがオンライン部活動です。

全員が同じワインを購入してオンラインで語り合う「ワイン部」や、ビデオ通話でパンの作り方を教え合う「パン部」などオンラインで出来る部活動もたくさんあります。

コロナ禍ではオンライン部活動を導入する企業が増えている

出社機会の少ないテレワーク下のいま、社員同士のコミュニケーションが少なくなり、リフレッシュする機会も減りました。

仕事でもプライベートでも「ずっと自宅にいてストレスが溜まる」という社員の声を受けてオンライン部活動を導入する企業が増えています。

オンライン部活動の企業導入実例

• 「コミュニケーション不足や不都合を感じる」という声に対して社内活動としてお料理部を設立
• 60以上の部活動で交流を深めるオフィシャルクラブ制度が設けられる
• ヨガインストラクターのレッスンをZOOMで受けられる「ヨガ部」が発足

など、フットサルやゴルフなどの広い場所を必要とする部活動は出来ないものの、オンラインで実施可能な部活動は意外と多いもの。

普段、部活動に参加しないメンバーも「オンラインなら…」と参加率が上がることもありそうです。

事例その4：在宅勤務中のワークチェア・オフィス家具を福利厚生でレンタル(GMOペパボ株式会社)

会社名	GMOペパボ株式会社
利用人数	不明
導入したサービス	オフィス家具の福利厚生サービス
サービス名	Kagg＋

「Kagg＋」はテレワークに必須なオフィス家具をレンタルできる

Kagg＋（カグプラス）はワークチェア・オフィス家具の法人向け福利厚生サービス。

オフィスと違い作業環境が整っていない自宅を働きやすい環境に変えてくれます。また、オフィスチェアなどの家具が揃えば、テレワークで蓄積しがちな身体の負担も軽減してくれるのも嬉しいポイントではないでしょうか。

企業負担額の割合を20%・50%・100%の3つのプランから選べるのも特徴です。

長期間のリモートワークを視野に入れたリモートワーク環境の整備

また、GMOペパボ株式会社ではKagg＋の利用に加え、積極的なリモートワーク環境の改善が行われています。

例えば、相談窓口の設置。長期間に及ぶリモートワークで孤独感を感じ、心身の不調が生じた際に、きちんと話を聞いてくれる相談窓口を設置しました。

GMOペパボ株式会社は、オフィス家具の福利厚生サービスのほかにも、長期間のリモートワークを視野に入れた展開が特徴です。時勢に合わせた柔軟な展開は、参考にしたいポイントです。

事例その5：コロナ禍のヘルスケアに役立つ「チャット保健室」(Chatwork株式会社)

会社名	Chatwork株式会社
利用人数	不明

医師へ気軽に相談できる「チャット保健室」

チャットで医学相談サービスを受けられる取り組みです。

chatwork社員は、各々のPCやスマホからアクセス可能なのでいつでも相談可能。相談したログは、提携先のサービス提供企業が管理しています。

チャットツールを用いた保健室のため、相談のハードルも下がり、健康面が気になるコロナ禍・ヘルスケアに役立ちます。

オンライン保健室の導入という選択肢もアリ

Chatwork株式会社のように企業との業務提携が難しい場合は、社にオンライン保健室を導入するという方法もあります。

産業医に直接相談できるオンライン窓口を設置し、社員の身体や心の悩みを相談できる場として周知しましょう。チャットであれば、健康面だけでなくメンタル面のケアにも最適です。普段病院では質問しにくい「ちょっとした質問」もしやすいでしょう。

また、上司や同僚に対する不満や悩みのケアは「社内コミュニケーションの活性化」にもつながります。

工夫ひとつで“テレワーク下での活発な社内コミュニケーション”も実現できる

今回は、テレワーク中の社内コミュニケーション課題を解決する工夫ポイントと、企業の事例を5つご紹介しました。

各企業事例についてもう一度おさらいしておきましょう。

1. オンライン旅行の導入で楽しいコミュニケーションが実現(世界一周オンラインツアー)
2. oViceを導入したオンライン懇親会で社内表彰が盛り上がった(oVice宴会)
3. オンライン部活動の発足で社員の絆が深まる
4. 在宅勤務中のワークチェア・オフィス家具を福利厚生でレンタル(Kagg＋)
5. コロナ禍のヘルスケアに役立つ「チャット保健室」

このように各社、テレワークで減少しがちな「社内コミュニケーションの活性化」に向けてさまざまな取り組みをしています。

急にオンラインイベントを開催するのは難しくとも、小さなことでも工夫ひとつでコミュニケーションが円滑に進むこともあります。ぜひ、本記事で紹介した内容も参考にしてみてくださいね！

社内コミュニケーション活性化&組織強化は「DeliPa BIZ(デリパビズ)」

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• オンライン歓迎会
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• 忘年会
• オンライン忘年会
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